การจัดการการทำงานให้มีระบบแบบแผนถือว่าเป็นอีกหนึ่งทักษะที่คนเป็น AE (Account Executive) ต้องมีติดตัวเอาไว้ อย่างเช่นเรื่อง Time Management เป็นเรื่องที่ AE ทุกคนต้องใส่ใจเป็นพิเศษ เพราะถ้ามีการบริหารจัดการเวลาการทำงานที่ดีจะส่งผลให้งานที่ทำบรรลุผลได้ตามแผนที่วางเอาไว้อย่างง่ายดาย เช่น การส่งงานตรงเวลา การเรียงลำดับความสำคัญของงาน เป็นต้น พนักงานคนไหนมีความรับผิดชอบอย่างสม่ำเสมอย่อมเป็นคนที่ได้รับความไว้วางใจจากหัวหน้า รวมถึงมีโอกาสก้าวหน้าในสายอาชีพมากขึ้นอีกด้วย โดยทริคการบริหารเวลาการทำงานแบบฉบับ AE มี 4 ทริคง่าย ๆ ให้เพื่อน ๆ ชาวออฟฟิศได้ลองนำไปประยุกต์ใช้กับการทำงานของตัวเองอย่างถูกวิธีและเกิดประสิทธิภาพสูงสุด
การเรียงลำดับความสำคัญของงานแต่ละชิ้นถือว่าเป็นขั้นตอนแรกของการจัดระเบียบการทำงาน โดยแผนงานของแต่ละคนและแต่ละอาชีพนั้นมีความแตกต่างกันอยู่แล้ว แต่สิ่งที่เราทุกคนสามารถทำได้เหมือนกันคือการให้ความสำคัญกับงานที่สำคัญที่สุดก่อน ซึ่งเป็นงานที่จัดอยู่ในสถานะที่เร่งด่วนและสำคัญ
เช่น ในตำแหน่ง AE (Account Executive) ที่ต้องติดต่อประสานงานกับลูกค้าองค์กร (Client) เพื่อนำบรีฟ (Brief) จากลูกค้ามาบอกต่อกับทีมงานในองค์กร เช่น แผนการทำงานในแต่ละเดือน ต้องนำข้อมูลความต้องการของลูกค้ามาสรุปเป็นรายละเอียดงานเพื่อแจกจ่ายให้ทีมงานในบริษัท หมายความว่าข้อมูลการประชุมนั้นเป็นงานประเภทเร่งด่วนและสำคัญ ดังนั้นเราจึงต้องรีบสรุปผลการประชุมเป็นลำดับแรกสุดก่อนที่จะเริ่มทำงานใด ๆ ในเดือนนั้น
โดยตารางกำหนดความสำคัญของงานมีดังนั้น
|
Priority |
Urgent/เร่งด่วน |
Not urgent/ไม่เร่งด่วน |
|
Important/สำคัญ |
Necessity จำเป็น
|
Effectiveness ประสิทธิผล
|
|
Not important/ไม่สำคัญ |
Distraction รบกวน
|
Waste เสียเวลา
|
การกำหนดระยะเวลาการทำงานของงานแต่ละชิ้นถือว่าเป็นเรื่องสำคัญเป็นอย่างมากต่อการวางแผนการทำงานของ AE เพราะถ้าเมื่อไรก็ตามที่เราไม่ได้กำหนดระยะเวลาการทำงานของงานชิ้นนั้น โอกาสที่ผลงานจะไม่บรรลุตามเป้าหมายก็มีสูงเช่นกัน เพราะฉะนั้น อย่างน้อยต้องกำหนดระยะเวลาการทำงานให้ชัดเจน อาจจะกำหนดตามปฏิทินรายเดือน หรือรายสัปดาห์ เพื่อใช้เวลาเป็นตัวกดดันให้ตัวเองทำงานตรงตามเป้าหมายที่กำหนด โดยส่วนมาก Timeline/Calendar ของ AE จะกำหนดการทำงานอยู่ 2 แบบ ได้แก่ Monthly (รายเดือน) และ Weekly (รายสัปดาห์)
หลังจากที่ได้กำหนดระยะเวลาการทำงานของแต่ละเดือนและแต่ละสัปดาห์แล้ว สิ่งสำคัญที่ AE ต้องทำคือการติดตามสถานะ (Status) การทำงานของงานแต่ละชิ้น เพื่อที่จะได้กำกับดูแลผลงานอย่างใกล้ชิดแบบเจาะจงทุกขั้นตอน โดยมี 3 สิ่งที่จะเป็นตัวกำหนดขั้นตอนการทำงานของงานชิ้นนั้น ได้แก่
Status : การติดตามสถานะของงาน ว่าตอนนี้งานกำลังดำเนินการไปถึงไหนแล้ว
Next Step : ขั้นตอนต่อไปของงานชิ้นนั้นต้องดำเนินการอย่างไร และส่งต่อให้ใคร
Due Date : วันกำหนดส่งงาน
หลังจากที่ AE ได้ทราบสถานะ (Status) ของงานแต่ละชิ้นแล้ว จะทำให้เราได้รู้ว่างานชิ้นไหนควรนำมาจัดลำดับการทำงานในแต่ละวัน ว่าในหนึ่งวันเราต้องเริ่มทำงานไหนก่อนโดยเรียงลำดับจากงานที่สำคัญที่สุดไปจนถึงงานที่มีความสำคัญน้อยที่สุดในวันนั้น
ยกตัวอย่างเช่น
งาน A
Status: รอลูกค้ารีวิว
Next Step: ส่งต่อให้ทีมกราฟิก
Due Date: 05/01/20
งาน B
Status : ลูกค้าอนุมัติเสร็จแล้ว
Next Step: เตรียมโพสต์
Due Date: 20/01/20
จากตัวอย่างที่แสดง จะสังเกตได้ว่า งาน B เป็นงานที่กำหนดส่งช้าที่สุด คือกำหนดส่งวันที่ 20/01/20 แต่งาน B เสร็จเร็วกว่างาน A ดังนั้น To do list (งานที่ต้องทำในวันนั้น) จึงให้งาน B เป็นงานที่ต้องให้ความสำคัญมากที่สุด ซึ่งพิจารณาจาก Status (สถานะ) และ Next Step (ขั้นตอนต่อไป) เพราะฉะนั้น งานไหนที่เสร็จเร็วต้องรีบทำก่อนอย่ารอเวลา ต้องผลักดันให้งานเดินหน้าให้เร็วที่สุด
การขยันทำงานคือสิ่งที่ดี แต่ถ้าขยันทำงานแบบไม่เป็นระบบอาจจะทำให้งานของเราเกิดอาการสะดุดได้ ดังนั้น 4 ทริค Time Management ฉบับ AE คือรูปแบบการจัดการกระบวนการทำงานที่มีประสิทธิภาพ ซึ่งสามารถทำให้เราทุกคนได้รู้วิธีการทำงานแบบ Productive โดยสามารถนำไปประยุกต์ใช้ได้กับทุก ๆ ตำแหน่งงาน หรือผู้บริหารขององค์กรต่าง ๆ สามารถนำวิธีการ 4 ทริคนี้ ไปปรับใช้กับการบริหารจัดการองค์กรของท่านได้