Productive Day บริหารเวลา ทำงานให้มีคุณภาพและเสร็จทันเวลา

หลายคนที่ก้าวเข้าสู่วัยทำงานคงจะทราบดีว่าการทำงานในทุกสายอาชีพล้วนแล้วแต่ให้ความสำคัญกับการส่งงานให้ตรงเวลาที่กำหนด เพราะการบริหารเวลาให้ส่งงานตรงต่อเวลานั้น สามารถเป็นตัวชี้วัดความรับผิดชอบของบุคคลนั้นได้ เพราะฉะนั้นในหนึ่งวันเราควรพัฒนาตนเองให้กลายเป็นคนที่ทำงานให้เกิดประสิทธิผลมากที่สุด Productive Day คือการจัดการกับชีวิตส่วนตัวทั้งในเวลางานและนอกเวลางานให้มีระบบระเบียบมากขึ้น เพื่อที่จะทำให้ชีวิตทั้งสองด้านนี้มีความสมดุลกัน สุดยอดเคล็ดลับการทำงานให้มีคุณภาพและเสร็จทันเวลาจะมีวิธีการอย่างไรบ้าง เราไปเรียนรู้พร้อม ๆ กันเลยครับ

เริ่มต้นจากการพักผ่อนให้เพียงพอ

จุดเริ่มต้นของการทำงานที่ดีมักจะเริ่มต้นจากการนอนหลับพักผ่อน เมื่อเรามีการพักผ่อนที่เพียงพอแล้วจะทำให้เราตื่นขึ้นมาทำงานได้อย่างเต็มที่ อย่างน้อยก็ต้องมีการนอนหลับอย่างสนิท 7-8 ชั่วโมงต่อวัน ในทางกลับกันถ้าเราพักผ่อนไม่เพียงพอจะส่งผลทำให้เราตื่นขึ้นมาทำงานได้อย่างไม่เต็มที่ เช่น คิดงานไม่ออก ทำงานไม่กระตือรือร้น เฉื่อยชา และยังเสี่ยงต่อการทำงานผิดพลาดอีกด้วย เพราะฉะนั้นเราควรพักผ่อนให้เหมาะสมเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของเราให้เกิดผลลัพธ์มากที่สุด

ฝึกจัดการชีวิตหลังเลิกงานให้เป็นระเบียบ

ช่วงเวลาหลังเลิกงานคือช่วงเวลาที่เราทุกคนมีความสุขและผ่อนคลายที่สุด เหมือนเป็นช่วงเวลาที่ได้พักผ่อนสมอง แต่รู้หรือไม่ ถ้าเราไม่มีวิธีการจัดการเวลาหลังเลิกงานเราอาจจะไม่สามารถควบคุมตนเองให้เข้านอนได้เร็วเพื่อเตรียมตัวตื่นขึ้นมาทำงานในวันรุ่งขึ้น เช่น ดูหนังเพลิน ๆ จนลืมเตรียมข้อมูลสำหรับงานวันต่อไป หรือนอนดึกเกินไป ดังนั้น ถ้าอยากพัฒนาตนเองให้เป็นคนที่ใช้ชีวิตมีระเบียบวินัยมากขึ้น เราต้องมีการจัดตารางเวลาเพื่อจัดการชีวิตหลังเลิกงานด้วย

ตัวอย่างการจัดการชีวิตหลังเลิกงาน (โดยการจัดการเวลาหลังเลิกงานของแต่ละคนนั้นอาจจะแตกต่างกันไป)

18.00 - 19.30 น. ออกกำลังกาย, รับประทานอาหาร

19.30 - 21.00 น. พักผ่อนกับครอบครัว, เล่นโซเชียลมีเดีย

21.00 - 22.00 น. อ่านหนังสือก่อนนอน โดยเราอาจจะอ่านหนังสือสัก 1 บท ก่อนนอนก็ได้

06.00 - 07.00 น. ตื่นนอน ออกกำลังกาย

07.00 - 08.00 น. อาบน้ำ แต่งตัว ไปทำงาน

กำหนดรายการงานที่ต้องทำในแต่ละวัน

การกำหนดรายการงานที่ต้องทำในแต่ละวัน จะทำให้เราทำงานได้เป็นระบบมากขึ้น เราไม่สามารถทำงานทุกอย่างที่อยู่ในความรับผิดชอบทั้งเดือนของเราให้เสร็จภายในวันเดียวได้ ถึงแม้ว่าเราจะสามารถทำงานทั้งหมดให้เสร็จภายในวันเดียวได้ แต่ผลงานที่ทำออกมาอาจจะไม่ได้มาตรฐาน เพราะฉะนั้นเราต้องเจาะจงไปที่งานใดงานหนึ่งอย่างเต็มที่ เช่น ถ้างานทั้งเดือนของเรามีทั้งหมด 10 ชิ้น เราอาจจะกำหนดรายการทำงานสัก 2 ชิ้นต่อวัน เพื่อที่จะได้เจาะจงการทำงานแต่ละชิ้นให้ออกมามีผลงานที่ดี

เรียงลำดับความสำคัญของงาน

เมื่อเรากำหนดการทำงานในแต่ละวันได้แล้ว ต่อไปคือการเรียงลำดับความสำคัญของงานแต่ชิ้น โดยส่วนมากเราจะเลือกทำงานที่มีการกำหนดส่งก่อนเสมอ นอกจากเราจะเลือกทำงานที่มีความสำคัญที่สุดก่อนแล้ว การติดตามสถานะการทำงานของงานแต่ละชิ้นยังทำให้เราสามารถเรียงลำดับความสำคัญของงานได้อย่างถูกต้อง เพราะฉะนั้นการจัดการวางแผนการทำงานแต่ละวันนั้นมีความสำคัญกับเราเป็นอย่างมาก

ตัวอย่างการติดตามสถานะของงานแต่ละชิ้น เพื่อเรียงลำดับความสำคัญของงานแต่ละชิ้นว่าในแต่ละวันเราควรเริ่มทำงานไหนก่อนเป็นงานแรก

1. งาน AAA

Status: กำลังทำวิดีโอ

Next Step: ส่งให้ลูกค้ารีวิว

Due Date: 15 Jun 2019

Launch Date: 20 Jun 2019

กำหนดเวลาการทำงานแต่ละชิ้น

เมื่อเราได้ทราบสถานะการทำงานของงานแต่ละชิ้นแล้ว เราสามารถกำหนดได้ว่างานแต่ละชิ้นต้องใช้ระยะเวลาการทำงานในแต่ละวันกี่ชั่วโมง ถ้าเราไม่กำหนดระยะเวลาการทำงานแต่ละชิ้นให้แน่นอน เราอาจจะทำงานไปเรื่อย ๆ โดยไม่มีเป้าหมายว่าจะเสร็จเมื่อไร ดังนั้นเราควรจะกำหนดเวลาการทำงานต่อชิ้นให้ชัดเจน เพื่อที่เราจะได้มีเวลาไปทำงานอื่นต่อ

กำหนดเวลาพักเบรกให้กับตัวเอง

การทำงานในแต่ละวันต้องมีการพักเบรกบ้าง เพื่อผ่อนคลายสมองและฟื้นฟูพลังงานให้ร่างกายกลับมาสดชื่นอีกครั้ง เพื่อพร้อมสำหรับการเริ่มทำงานชิ้นต่อไป เช่น เราอาจจะเดินไปเข้าห้องน้ำบ้าง ฟังเพลงบ้าง หรือนั่งพักสักครู่

ตัวอย่างการกำหนดเวลาการทำงานแต่ละชิ้นในแต่ละวัน

เช่น กำหนดงานที่ต้องทำให้เสร็จภายในวันที่ 05 Jun 2019 มีทั้งหมด 3 งาน ดังนี้

09.00 - 12.00 น. : เขียนบทความเรื่อง AAA ให้เสร็จ 1 เรื่อง

13.00 - 15.00 น. :  เขียนบทความเรื่อง BBB ให้เสร็จ 1 เรื่อง

15.00 - 15.20 น. : พักเบรก

15.20 - 17.30 น. : เขียนบทความเรื่อง CCC ให้เสร็จ 1 เรื่อง

17.30 - 18.00 น. : ทบทวนงานที่ทำในวันนี้และเตรียมงานที่จะต้องทำต่อในวันพรุ่งนี้

ทบทวนงานที่ทำในวันนั้นเพื่อป้องกันความผิดพลาด

หลังจากที่เราได้ทำงานเสร็จตามรายการที่ได้กำหนดในแต่ละวันแล้ว เราควรทบทวนงานที่ได้ทำมาตลอดทั้งวัน โดยตรวจสอบรายละเอียดงานอีกครั้งเพื่อป้องกันความผิดพลาด ถ้าหากเราไม่ทบทวนงานที่พึ่งทำเสร็จไป โอกาสที่จะต้องกลับมาแก้ไขข้อผิดพลาดของงานที่ทำเสร็จไปแล้วก็มีเช่นกัน ดังนั้น การตรวจสอบหรือทบทวนการทำงานก่อนส่งถือว่าเป็นขั้นตอนที่เราทุกคนควรจะทำจนเป็นนิสัย

จัดเตรียมข้อมูลสำหรับงานวันต่อไป

การเตรียมพร้อมย่อมดีกว่าการไม่เตรียมพร้อม โดยเฉพาะการจัดเตรียมข้อมูลของงานที่ต้องทำในวันถัดไปนั้นสำคัญต่อเรามาก เพื่อป้องกันการลืม และทำให้การเริ่มงานในวันรุ่งขึ้นเป็นวันที่ง่ายสำหรับเรา

การจะทำผลงานให้มีคุณภาพและเสร็จทันเวลานั้น จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องฝึกตนเองให้มีระเบียบวินัยทั้งในเวลางานและนอกเวลางาน ไม่ว่าจะเป็นการจดบันทึก การกำหนดงานที่ต้องทำในแต่ละวัน และการเตรียมความพร้อม ถ้าอยากประสบความสำเร็จในสายอาชีพและอยากเป็นพนักงานที่บริษัทขาดไม่ได้ เราต้องฝึกการจัดการกับความรับผิดชอบต่องานที่ทำ ซึ่งจะทำให้เราก้าวหน้าไปเป็นผู้นำที่ดีที่ทุกคนอยากร่วมงานด้วย

ถ้าเราอยากพัฒนาตนเองและเรียนรู้วิธีการจัดการกับเวลาในสถานการณ์ต่าง ๆ เราสามารถเรียนรู้ได้ง่าย ๆ ด้วยตนเองจากคอร์ส Time Management ซึ่งเป็นคอร์สเรียนออนไลน์ที่จะสอนวิธีการบริหารเวลาในแต่ละวันให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น