เป็นเวลาหลายเดือนแล้ว ที่เรายังต้องใช้ชีวิตแบบวิถี New Normal และต้องป้องกันตัวเองจากการแพร่ระบาดของไวรัส COVID-19 และหนึ่งวิธีที่ช่วยให้เกิดการแพร่ระบาดน้อยลงคือการเลี่ยงที่จะจัดงานที่จำเป็นต้องมีผู้เข้าร่วมเยอะ ๆ หรือการจัดงานในที่โล่งแจ้ง ดังนั้นธุรกิจที่ต้องการจัดงานสัมมนา จัดประชุมหรือจัดอีเวนต์ต่างหันมาใช้ช่องทางออนไลน์ เพื่อให้งานเหล่านั้นเกิดขึ้นมา โดยช่องทางที่นิยมนำมาใช้จัดสัมมนาออนไลน์ ที่เห็นบ่อย ๆ เลยก็คงหนีไม่พ้น WEBINAR ซึ่งบริษัท Ourgreenfish ของเรา ได้มีโอกาสจัด WEBINAR ทั้งของตัวบริษัทเองและลูกค้าหลายเจ้า วันนี้จะมาแชร์ประสบการณ์การ จัดสัมมนาออนไลน์ (WEBINAR) ให้แก่ท่านผู้อ่านทุกท่านได้รู้กัน
การจัดสัมมนาออนไลน์ ในแต่ละครั้งที่ผ่านไป ทำให้เราได้เรียนรู้วิธีการจัดงานแบบออนไลน์ พร้อมทั้งการแก้ปัญหาล่วงหน้าต่าง ๆ โดยจะมาพูดถึงประสบการณ์ในการจัดสัมมนาออนไลน์ครั้งนี้เป็นข้อ ๆ ดังนี้
1.ต้องจัดเตรียมเนื้อหาให้กระชับและเข้าใจง่ายในระยะเวลาที่จำกัด
ปกติก่อนเริ่มการจัดสัมมนา จะมีการพูดคุยตกลงกับลูกค้าก่อนว่าจะจัดสัมมนากี่ชั่วโมง เริ่มเวลาไหน จบเวลาไหน เพื่อที่จะได้สามารถจัดเนื้อหาและสคริปที่จะพูดได้เรื่อย ๆ จนหมดเวลาสัมมนา อีกทั้งต้องเป็นเนื้อหาที่กระชับ ผู้เข้าร่วมสัมมนาสามารถเข้าใจได้ง่าย พร้อมทั้งมีสไลด์เนื้อหาเพื่อให้ผู้เข้าร่วมสามารถนำสไลด์ไปดูต่อภายหลังได้
2.ความเร็วอินเทอร์เน็ตมีผลต่อการจัดงานอย่างมาก
ด้วยรูปแบบที่เป็นการจัดสัมมนาแบบออนไลน์ ดังนั้นอินเทอร์เน็ตจึงเป็นส่วนสำคัญอย่างมากในการจัดงานในแต่ละครั้ง หากอินเทอร์เน็ตช้าหรือหลุดขณะสัมมนา อาจทำให้ผู้เข้าร่วมเกิดความไม่ประทับใจ หรืออาจทำให้เกิดการร้องเรียนเกี่ยวกับการจัดงานครั้งนั้นได้
3.ต้องเตรียมเครื่องมือและอุปกรณ์ที่ใช้จัดงาน
ต้องเตรียมอุปกรณ์ให้พร้อม ทั้งกล้อง ทั้งไมค์และคอมพิวเตอร์ที่ทำการเชื่อมต่อกับโปรแกรม ก่อนใช้งานต้องมีการทดลองก่อน 1 ครั้ง เพื่อไม่ให้เกิดความผิดพลาดเกี่ยวกับอุปกรณ์ในวันที่จัดสัมมนา เพราะการจัด WEBINAR ในแต่ละครั้ง จะต้องมีการเซตเวลา วันที่ ไว้แล้วและไม่สามารถเลื่อนการจัดได้ หากเกิดความผิดพลาดของอุปกรณ์ จนทำให้ต้องเลื่อนการจัดงาน อาจส่งผลเสียให้กับผู้จัดงานได้ด้วย
4.หัวข้อของงานต้องดึงดูดผู้คน
หัวข้อของงาน นั้นเป็นสิ่งที่ดึงดูดผู้คนให้เข้ามาลงทะเบียนเพื่อเข้าร่วมได้ นอกจากหัวข้อแล้ว ยังรวมไปถึงรายละเอียดของเนื้อหาภายในงาน วิทยากรของงาน รวมไปถึงวิธีการในการดำเนินงาน ต้องดึงดูดผู้คนให้สนใจและฟังไปเรื่อย ๆ ได้ตั้งแต่ต้นจนจบ
5.การได้ยินยังคงเป็นปัญหาที่แก้ไม่ได้
ต้องยอมรับตรงนี้เลยว่าเรื่องการได้ยินยังคงเป็นปัญหาหลักที่ยังแก้ไม่ได้ เนื่องจากผู้เข้าร่วมสัมมนาแต่ละคนนั้น เข้าร่วมผ่านอุปกรณ์แต่ละเครื่องไม่เหมือนกัน ใช้อินเทอร์เน็ตคนละสัญญาน จะให้เสียงชัดเจนทุกประโยค ได้ยินชัดเจนทุกคนเท่ากันทุกคนจึงเป็นเรื่องยาก ดังนั้น ต้องยอมรับในปัญหาที่จะเกิดขึ้นตรงนี้ให้ได้
จาก 5 ข้อที่ได้กล่าวมาด้านต้น เป็นปัญหาและเรื่องที่เจอเล็ก ๆ น้อย ๆ จากการจัดสัมมนา แต่ก็เป็นปัญหาที่อาจได้พบเจอทุกครั้งที่จัดสัมมนา แม้จะมีปัญหาเกิดขึ้นแต่ละครั้งที่จัดงาน แต่ก็ยังมีหลายธุรกิจที่เลือกใช้ WEBINAR จาก OURGREENFISH ซึ่งข้อดีที่ลูกค้าหลายท่านมองเห็นและพร้อมจะจัดงานกับเรา มีดังนี้
1.ประหยัดงบประมาณ ประหยัดค่าสถานที่
ปกติเวลาไปจัดงานสัมมนาตามสถานที่ต่าง ๆ นอกจากจะเสียค่าจัดงานแล้ว ยังต้องเสียค่าสถานที่จัดงานด้วย งบประมาณอาจจะบานปลายไปเยอะได้ หากต้องการจัดงานในที่ประชุมใหญ่ ๆ จุคนได้เยอะ ๆ แต่ถ้า WEBINAR เสียเงินจัดเริ่มต้นเพียงแค่ 20,000 บาท ไม่ต้องเสียค่าสถานที่เพราะผู้เข้าร่วมสามารถเข้าจากที่ไหนก็ได้ ไม่ต้องเสียค่าอาหาร ประหยัดงบประมาณในการจัดงานไปเยอะเลย
2.บริการเซตและเทสระบบก่อนวันเริ่มงาน
ก่อนเริ่มใช้บริการ WEBINAR สามารถเซตและเทสระบบก่อนใช้บริการได้ก่อน 1 ครั้งก่อนวันเริ่มงาน เพื่อได้รู้ถึงวิธีการใช้งาน การเซตระบบ เพื่อไม่ให้เกิดความผิดพลาดในการจัดสัมมนาออนไลน์
3.เข้าชมตอนไหนหรือดูย้อนหลังก็ได้
เนื่องจากว่าเป็นการจัดแบบออนไลน์ ผู้เข้าชมจะสามารถเข้ามาชมช่วงไหนของการสัมมนาก็ได้ หรือบางทีไม่สามารถเข้าร่วมได้ในเวลานั้น แต่ลงทะเบียนไปแล้ว ก็สามารถรับชมย้อนหลังได้ โดยไม่ต้องเสียเงินเพื่อใช้บริการอีกครั้ง
4.มีบริการสร้างโปสเตอร์ หรือภาพอินโฟรกราฟิกสำหรับโปรโมทงาน
ก่อนเริ่มสัมมนาต้องมีการโปรโมท ทาง OURGREENFISH มีบริการสร้างโปสเตอร์เพื่อทำการโปรโมทงานที่จะเกิดขึ้น โดยออกแบบและดีไซน์ให้ตรงกับคอนเซ็ปต์ของงาน
5.ทำรีพอร์ทเพื่อรายงานผลการจัดงาน
เมื่อจัดสัมมนาจบ จะมีการทำรายงานไปยังลูกค้าที่ใช้บริการ ว่ามีผู้ลงทะเบียนเท่าไหร่ เข้าชมเท่าไหร่ แบบสอบถามที่ผู้เข้าร่วมทำนั้น มีผลออกมาอย่างไร จะทำการรวบรวมเพื่อทำรายงานให้กับลูกค้า เพื่อนำข้อมูลไปใช้ต่อหรือปรับปรุงในครั้งถัดไป