6 ทักษะขั้นพื้นฐาน สำหรับพนักงานออฟฟิศ

มนุษย์เงินเดือนทุกคนจำเป็นต้องมีทักษะขั้นพื้นฐาน หรือ Skills สำหรับการทำงานในออฟฟิศที่สามารถช่วยให้ตนเองทำงานได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น อย่าปล่อยให้ตัวเองทำงานไปทุก ๆ วันโดยที่ไม่มีวิธีการทำงานที่ถูกต้อง แต่จงหาทักษะหรือความรู้ใหม่ ๆ มาทำให้การทำงานของเราง่ายขึ้นและมีผลลัพธ์ที่ดีขึ้น

Business Skills คืออะไร และเกี่ยวข้องกับพนักงานออฟฟิศอย่างไรบ้าง

Business Skills คือทักษะที่พนักงานออฟฟิศทุกคนจะต้องเรียนรู้ติดตัวเอาไว้ เพราะทุก ๆ องค์กรส่วนใหญ่ล้วนเป็นองค์กรธุรกิจกันทั้งนั้น จึงไม่ใช่เรื่องแปลกที่เราทุกคนจะต้องศึกษาและเรียนรู้พื้นฐานการทำงานภายในองค์กร ไม่ว่าเราจะทำงานอยู่ในสายงานไหนก็ตามการเรียนรู้ทริคการทำงานอย่างเป็นระบบนั้นจะช่วยให้เราเติบโตก้าวหน้าเร็วขึ้น เช่น ทักษะด้านการจัดการ หรือทักษะด้านความสัมพันธ์ เป็นต้น โดยทักษะขั้นพื้นฐานที่พนักงานออฟฟิศยุคนี้จำเป็นต้องมีติดตัวมี 6 ด้านด้วยกัน ดังนี้

การจัดการทีมงาน

การจัดการทีมหรือการสร้างทีม คือทักษะที่พนักงานทุกคนต้องมีติดตัว ถึงแม้ว่าเราจะเป็นพนักงานระดับปฏิบัติการทั่วไปที่ไม่ได้มีส่วนเกี่ยวข้องกับฝ่ายบริหารก็ตาม การฝึกใช้ทักษะด้านการจัดการทีมกับเพื่อนร่วมงานถือว่าเป็นการเรียนรู้วิธีการจัดการทีมอีกวิธีหนึ่ง เพราะการบรรลุเป้าหมายการทำงานที่มีประสิทธิภาพมักเริ่มต้นจากความสามารถในการจัดการกับประสิทธิภาพในระดับทีม เช่น รู้จักการสร้างแรงบันดาลใจ หรือการมอบหมายงานอย่างเหมาะสมจะนำพาให้เพื่อนร่วมงานในทีมเดียวกันมีความสามารถทำงานได้ดีขึ้น

การสื่อสาร

ทั้งเจ้าของกิจการหรือผู้จัดการสามารถใช้การสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพกับพนักงาน ลูกค้า และบุคคลอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องในการดำเนินงานในชีวิตประจำวัน เช่น ทักษะการพูด และการเขียน ซึ่งจะช่วยให้เราสื่อสารออกไปได้ชัดเจนและเข้าใจง่าย และป้องกันการทำงานผิดพลาดจากปัญหาการสื่อสารที่ไม่ชัดเจน

ตัวอย่างของการใช้ทักษะการสื่อสารในการทำงานทั่วไป มีดังนี้

• ทักษะการเจรจาต่อรองหรือการไกล่เกลี่ยข้อพิพาท
• การเขียนอีเมลก็มีความสำคัญเช่นกัน ซึ่งการส่งอีเมลไปหาลูกค้านอกองค์กรถือว่าเป็นเรื่องที่เราต้องใส่ใจวิธีการเขียนตั้งแต่คำขึ้นต้นไปจนถึงคำลงท้าย และการส่งอีเมลไปให้คนในทีมหรือในองค์กรเดียวกันก็จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องเขียนอีเมลให้ได้มาตรฐานเดียวกันกับการส่งไปให้ลูกค้า ซึ่งจะแสดงให้เห็นถึงการทำงานแบบมืออาชีพ
• การพูดอย่างมั่นใจในสถานการณ์แบบตัวต่อตัวหรือต่อหน้าทีมงานเป็นจำนวนมาก เป็นทักษะการสื่อสารที่เราทุกคนจะต้องได้ใช้ไม่วันใดก็วันหนึ่งอย่างแน่นอน
• หากเราเป็นผู้นำหรือผู้จัดการ การเปิดอกเปิดใจสื่อสารกับพนักงานเป็นการส่วนตัวนั้น ถือว่าเป็นวิธีที่จะแก้ไขปัญหาการทำงานในระดับบุคคลได้ดีเช่นกัน
• การสื่อสารถึงเป้าหมายและวัตถุประสงค์ของโครงการอย่างมีประสิทธิภาพ เพื่อให้พนักงานเข้าใจขั้นตอนการดำเนินงานอย่างถูกต้อง

การมอบหมาย

เช่น การมอบหมายงานหรือหน้าที่ คือหน้าที่ของผู้จัดการและผู้นำที่ต้องแจกจ่ายงานให้กับทีมงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยต้องพิจารณาจากความสามารถของพนักงานเป็นหลักว่างานแบบไหนที่เหมาะสมกับใครในทีม การมอบหมายงานเป็นเหมือนการสร้างสมดุลระหว่างความเป็นกันเองและความรับผิดชอบ ซึ่งพนักงานทุกคนควรได้รับอิสระอย่างเพียงพอในการทำงานให้สำเร็จภายในเวลาที่กำหนด

ความเป็นผู้นำ

เป็นทักษะสำคัญที่นักธุรกิจหรือพนักงานที่มีความฉลาดจะหยิบมาใช้ได้ถูกที่ถูกเวลากับสถานการณ์ต่าง ๆ เช่น เมื่อธุรกิจหรือทีมของคุณเติบโตขึ้นเราจะมีขนาดของทีมงานที่ใหญ่ขึ้น ดังนั้น การมีวิสัยทัศน์และพันธกิจรวมกันจะทำให้เราทำงานบรรลุถึงเป้าหมายให้เห็นเป็นรูปธรรมมากขึ้น และการเป็นผู้นำคือกลยุทธ์ที่เป็นธรรมชาติของมนุษย์ที่สามารถสร้างแรงจูงใจให้กันและกันเพื่อรักษาประสิทธิภาพในการทำงาน

การจัดการทางการเงิน

เจ้าของธุรกิจหรือพนักงานในระดับสูงจำเป็นต้องมีทักษะการจัดการด้านการเงิน เพื่อจะได้เข้าใจความต้องการด้านการเงินของบริษัทได้อย่างถูกต้อง ไม่ใช่เพียงพนักงานระดับสูงเท่านั้นที่ต้องเข้าใจด้านการเงิน พนักงานทั่วไปก็ต้องมีความสามารถในการเข้าใจการวิเคราะห์การเงินได้ด้วย เพื่อจะได้เข้าใจปัจจัยที่เป็นสิ่งที่ส่งผลกระทบต่อองค์กร และร่วมกันแก้ปัญหา

การจัดการโครงการ

การจัดการโครงการ คือทักษะการควบคุมการดำเนินงานของโครงการให้เป็นไปตามวัตถุประสงค์และบรรลุเป้าหมายตามที่คาดหวังเอาไว้ เช่น การจัดการกับเวลาในการดำเนินโครงการว่าจะต้องแล้วเสร็จภายในวันไหน และจัดการกับงบประมาณรวมถึงเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นอย่างไม่คาดฝัน ไม่ใช่พนักงานระดับหัวหน้าเท่านั้นที่จะต้องรับผิดชอบเพียงฝ่ายเดียว แต่พนักงานทุกระดับที่อยู่ในทีมจะต้องมีทักษะการจัดการโครงการด้วยเช่นกัน เพื่อให้การทำงานในแต่ละวันมีประสิทธิภาพ และรวมถึงความคืบหน้าโดยรวมทั้งหมดของโครงการด้วย

ทั้ง 6 ทักษะพื้นฐานการทำงานนี้ ถ้าใครมีติดตัวจะทำให้เส้นทางอาชีพเติบโตและก้าวหน้าไว เพราะทักษะพื้นฐานการทำงานในออฟฟิศเป็นเหมือนแรงเสริมให้เราทำงานได้ดีและมีประสิทธิภาพมากขึ้น

วิธีพัฒนาทักษะทางธุรกิจ

• การศึกษาวิจัยด้วยตนเอง โดยใช้เวลาอ่านข้อมูลด้านธุรกิจที่สำคัญและจำเป็นที่สุดในอุตสาหกรรมของตนเอง เพื่อค้นหาทักษะที่อุตสาหกรรมต้องการเพื่อปรับปรุงตนเองให้มีทักษะที่ทันสมัยและทันต่อแนวโน้มธุรกิจในปัจจุบัน

• หาที่ปรึกษาสักคนหนึ่งที่มีประสบการณ์ในสายงานที่เราสนใจ เพื่อให้คำแนะนำที่จำเป็นต่อการพัฒนาตนเองให้เป็นมืออาชีพ เพราะที่ปรึกษาสามารถให้คำแนะนำที่เป็นประโยชน์ต่อการพัฒนาทักษะได้ และการเข้าหาคนที่เหมาะสมหรือสร้างความสัมพันธ์กับคนที่สามารถช่วยให้เราไปถึงเป้าหมายได้เร็วที่สุด คืออีกหนึ่งเคล็ดลับสำหรับพนักงานทุกคน

• อ่านหนังสือเกี่ยวกับธุรกิจ เช่น หาซื้อหนังสือหมวดธุรกิจมาอ่านเพื่อเสริมสร้างภูมิคุ้มกันให้กับตนเอง โดยเลือกหนังสือที่มีประโยชน์ที่เกี่ยวข้องกับทักษะในสายอาชีพ วิธีที่ดีในการหาหนังสือที่เป็นประโยชน์ในปัจจุบัน คือเราต้องติดตามหนังสือที่กำลังใช้ในการเรียนการสอนในสถาบันการศึกษา

• เข้าเรียนหลักสูตรที่เป็นทักษะเฉพาะทางที่เราสนใจ โดยมีให้เลือกเรียนแบบสด ๆ กับวิทยากร หรือ เรียนในรูปแบบคอร์สออนไลน์ ซึ่งสามารถจัดสรรเวลาเรียนเองได้ และเรียนได้ซ้ำ ๆ จนกว่าจะเข้าใจ ดูหมวดหมู่คอร์สเรียนออนไลน์ที่คุณสนใจได้ที่ www.digicup.io

ในเส้นทางอาชีพทุก ๆ ตำแหน่งงานจำเป็นต้องมีทักษะพื้นฐานที่สามารถนำมาเป็นเคล็ดลับการทำงานในชีวิตประจำวันได้ เพื่อให้เราทำงานได้เป็นมืออาชีพมากขึ้น

Source [1]
เรียนรู้ทักษะภาวะผู้นำที่บทความ: ผู้บริหารต้องจัดการองค์กรอย่างไร เพื่อแก้ไขปัญหาในการสื่อสาร