8 Waste ที่ธุรกิจต้องกำจัดก่อนเข้าสู่ปี 2026 ด้วย CRM และ Automation

ในปี 2026 ธุรกิจที่เติบโตเร็วที่สุดไม่ใช่ธุรกิจที่ “ทำงานหนักกว่า” แต่เป็นธุรกิจที่ “สูญเสียน้อยกว่า” โดยเฉพาะ Waste ที่แอบซ่อนในระบบการทำงานของทีมมาร์เก็ต ทีมขาย และทีมบริการลูกค้า ซึ่งไฟล์ Process Improvement Success Stories ระบุชัดว่า องค์กรที่ปรับปรุงกระบวนการทำงานด้วยระบบดิจิทัลสามารถลดเวลาการทำงานได้ถึง 30–50% ในหลายฝ่าย พร้อมยกระดับคุณภาพข้อมูลและความแม่นยำในการตัดสินใจได้แบบก้าวกระโดด

ขณะเดียวกัน การนำ HubSpot CRM, CDP, API และ Automation มาใช้ร่วมกัน ช่วยลดข้อมูลซ้ำ เพิ่มประสิทธิภาพ และลดต้นทุนการดำเนินงานให้กับหลายอุตสาหกรรม ทั้ง Healthcare, Education และ B2B ได้จริง จากเคสที่มีการเพิ่มประสิทธิภาพอีเมลถึง 70% และเพิ่ม Inbound Leads เกือบ 99% ภายในไม่กี่เดือน

8 Waste ที่ธุรกิจต้องกำจัดก่อนเข้าสู่ปี 2026 พร้อมวิธีใช้ CRM และ Automation ช่วยลดอย่างเป็นระบบ

1) Duplicated Data — Waste ที่หนักที่สุด

ข้อมูลซ้ำซ้อนเป็นปัญหาที่พบบ่อยที่สุด ทั้งใน CRM, Excel, Lead Form และแพลตฟอร์มโฆษณา ทำให้เกิดต้นทุนแฝงหลายด้าน เช่น

• ยิงโฆษณาซ้ำให้กลุ่มเดิม
• ส่งอีเมลผิดกลุ่ม
• รายงานคลาดเคลื่อน เพราะตัวเลขซ้ำหลายระบบ

CDP + CRM ที่เชื่อมด้วย API สามารถรวมข้อมูลทุกช่องทางเป็น Single Customer View ทำให้กำจัดข้อมูลซ้ำในระดับโครงสร้าง ลดการแก้ไขข้อมูลซ้ำ ๆ ของทีมการตลาดลงอย่างมาก

เครื่องมือที่ใช้ลด Waste ข้อนี้

• CRM + CDP
• API Integration
• Workflow Deduplication

2) Waiting Time — ลดได้ทันทีด้วย Automation

Waiting Time คือเวลาที่ทีมต้อง “รอ” เช่น

• รอข้อมูลลูกค้าถูกส่งต่อจากหน้าบ้านเข้าทีมขาย
• รออนุมัติเอกสาร
• รอทีมอื่นตอบกลับ

การตั้ง Workflow อัตโนมัติช่วยลดเวลารอในหลายกระบวนการบริการลูกค้าลงได้แบบมีนัยสำคัญ ลดงานติดค้าง (backlog) และลด SLA ที่ผิดพลาดลงได้หลายสิบเปอร์เซ็นต์

เครื่องมือที่ใช้ลด Waste ข้อนี้

• HubSpot Automation
• Auto Task Assignment
• Ticket Routing

3) Overprocessing — ทำงานมากเกินกว่าที่จำเป็น

ตัวอย่างที่เกิดขึ้นบ่อยที่สุดคือ

• ทีมต้องทำ Dashboard หลายชุด ทั้ง Google Data Studio, Excel และ CRM
• ต้องวิเคราะห์ตัวเลขซ้ำ ทั้งที่ข้อมูลเหมือนเดิม

การสร้าง Dashboard กลางที่เชื่อมด้วย API ทำให้ทีมตัดเวลาในการทำรายงานลงได้กว่า 40% และช่วยให้ผู้บริหารเห็นข้อมูลแบบ Real-time โดยไม่ต้องรอทีมวิเคราะห์ส่งไฟล์

เครื่องมือที่ใช้ลด Waste ข้อนี้

• CRM Dashboard
• AI Analytics
• Data Sync API

4) Overinventory — การเก็บข้อมูลเกินความจำเป็นและเกินแพลตฟอร์มที่ควรมี

หลายธุรกิจมีข้อมูลกระจายอยู่หลายที่ เช่น

• Excel
• ระบบ POS
• ระบบสมาชิก
• Line OA
• E-commerce

การใช้ Customer Platform ที่รวมข้อมูลทุกแพลตฟอร์มเข้าด้วยกันผ่าน API จะช่วยป้องกันการเก็บข้อมูลซ้ำในหลายระบบ พร้อมลดต้นทุนด้านเวลาและการจัดการข้อมูลลงอย่างมาก

เครื่องมือที่ใช้ลด Waste ข้อนี้

• CDP
• CRM Integration
• API Consolidation

5) Transportation Waste — ข้อมูลและงานที่เคลื่อนย้ายโดยไม่จำเป็น

ตัวอย่างที่พบในหลายองค์กรคือ

• Lead ต้องถูกส่งจาก Google Sheet ไป CRM
• ทีมขายต้องย้ายข้อมูลจากอีเมลเข้า CRM ด้วยมือ
• ลูกค้าต้องกรอกข้อมูลซ้ำ เพราะไม่มีระบบเชื่อม

ระบบ CRM + Automation ช่วยกำจัด Waste นี้ด้วยการ Sync ทุกข้อมูลจากหลายช่องทางแบบอัตโนมัติ เช่น ร้านค้าออนไลน์ Shopee / Lazada / TikTok Shop ที่เชื่อม HubSpot ผ่านระบบ Connectio ของ Ourgreenfish ได้ทันที

6) Defects — ข้อมูลผิดพลาดที่ทำให้ลูกค้าไม่พอใจ

ข้อมูลผิดเพี้ยน เช่น ชื่อผิด เบอร์ผิด หรือบันทึกข้อมูลไม่ทัน ส่งผลให้เกิด Lost Deal ได้ง่ายมาก

Automation ช่วยแก้ได้ เช่น

• ตรวจเช็คข้อมูลอัตโนมัติ
• ส่งแจ้งเตือนเมื่อข้อมูลไม่ครบ
• จำเป็นต้องระบุข้อมูลในฟิลด์ให้ครบถ้วนก่อนส่งต่อทีมขาย

ทั้ง Process Improvement และ HubSpot Platform ต่างชี้ตรงกันว่าการลด Defects ในระดับข้อมูลช่วยเพิ่ม Conversion Rate ได้จริงในหลายอุตสาหกรรม

7) Motion Waste — งานที่ต้องสลับระบบไปมาโดยไม่จำเป็น

หลายธุรกิจมี 8–12 ระบบที่ต้องสลับใช้ทุกวัน เช่น CRM, Line OA, Mailchimp, POS, ERP, Social Ads Manager และอีกมากมาย ทำให้เกิด Motion Waste สูง

HubSpot Customer Platform ถูกออกแบบมาเพื่อลด Waste ประเภทนี้โดยรวมระบบ Marketing–Sales–Service เข้าด้วยกันในที่เดียว ลดการสลับหน้าจอ และช่วยให้ทีมทำงานเร็วขึ้นทันที

8) Talent Waste — ใช้เวลาคนเก่งไปกับงานที่ไม่ควรทำ

ตัวอย่างเช่น

• AE ต้องมานั่งทำรายงาน
• Marketing ต้องไล่ข้อมูลซ้ำทั้งวัน
• Support ต้องคีย์ข้อมูลมือซ้ำแล้วซ้ำอีก

การลดงาน Manual ทำให้ทีมสามารถโฟกัสกับงานที่สร้างมูลค่าจริง เช่น กลยุทธ์ การวิเคราะห์ลูกค้า และการปิดดีลได้มากขึ้น ช่วยเพิ่ม Productivity ในระดับองค์กรอย่างชัดเจน

แล้วธุรกิจควรเริ่มจัดการ Waste อย่างไร? (Roadmap แบบทำได้จริง)

Step 1: ลิสต์ Waste

เริ่มจากลิสต์ Waste ทั้ง 8 ประเภทในทีมมาร์เก็ต ทีมขาย และทีมบริการลูกค้า

Step 2: จับลงใน CRM

สร้าง Pipeline หรือ Board สำหรับบันทึก Waste แต่ละรายการ
→ ระบุสาเหตุ → ระบุผลกระทบ → ระบุโอกาสในการแก้ไข

Step 3: ตั้ง Automation ลด Waste

เช่น

• Dedup Workflow
• Auto Lead Routing
• Dashboard Automation
• API Sync

Step 4: วัดผลอย่างชัดเจน

เช่น

• ลดเวลาทำงาน (%)
• ลดข้อมูลซ้ำ (%)
• ลด Defects (%)
• เพิ่ม Conversion (%)

การวัดผลเป็นขั้นตอนสำคัญที่สุดในการทำให้การลด Waste “ยั่งยืนจริง” ในองค์กร

อ้างอิง : Success Blueprints. (2024). Process Improvement Success Stories by Success Blueprints. Retrieved from https://successblueprints.co/shop/process-improvement-success-stories/

อ่านบทความเพิ่มเติม : เลือกระบบ CRM ที่เหมาะสม : ปัจจัยที่ต้องคำนึงและการเชื่อมโยงกับ HubSpot