ใช้ HubSpot CRM อย่างชาญฉลาดด้วยระบบ Automation & Client Segmentation

HubSpot CRM เป็นระบบบริหารลูกค้าสัมพันธ์ (CRM) ที่ทรงพลังสำหรับเจ้าของธุรกิจที่ต้องการยกระดับการจัดการลูกค้าอย่างมีประสิทธิภาพ ระบบนี้มีเครื่องมือหลากหลายที่ช่วยคุณทำงานอัตโนมัติ (Automation) และ แบ่งกลุ่มลูกค้า (Segmentation) เพื่อการสื่อสารที่ตรงเป้าหมาย Ourgreenfish ในฐานะพาร์ทเนอร์ HubSpot ที่ได้รับการรับรองตั้งแต่ปี 2018 มีประสบการณ์ในการช่วยธุรกิจต่าง ๆ นำ HubSpot CRM ไปใช้งานได้เต็มประสิทธิภาพ เราจะเจาะลึกวิธีใช้ HubSpot CRM อย่างชาญฉลาด 5 ด้าน ได้แก่ การสร้าง Automation Workflow, การใช้ Client Segmentation, ฟีเจอร์ Email Tracking, การวัดผลด้วย KPI, และการเชื่อมต่อ Tech Stack ของคุณเข้ากับ HubSpot เพื่อผลลัพธ์ที่ดีที่สุด

การตั้งค่า Workflow Automation เพื่อจัดการ Lead-to-Job

หนึ่งในกุญแจสำคัญของการใช้ HubSpot CRM ให้เต็มประสิทธิภาพคือการตั้งค่า Workflow Automation เพื่อจัดการกระบวนการตั้งแต่ lead จนกลายเป็นงานอย่างราบรื่น คุณสามารถสร้าง Automation Workflow ให้สอดคล้องกับ Customer Journey ของธุรกิจคุณ เช่น เมื่อมีผู้สนใจกรอกฟอร์มเข้ามา ระบบสามารถส่งอีเมลต้อนรับทันที จากนั้นตั้ง reminder ให้ทีมขายติดตามผลภายใน 2 วัน และหากยังไม่ตอบรับก็ส่งอีเมลติดตามผล (lead nurturing) ให้อัตโนมัติ 

ผลลัพธ์คือทีมงานไม่พลาดโอกาสการติดตาม และมีเวลาโฟกัสกับงานเชิงกลยุทธ์มากขึ้น เพราะ HubSpot ช่วยจัดการงานซ้ำซ้อนให้เรียบร้อย ธุรกิจที่นำระบบ Marketing Automation มาใช้พบว่าสามารถเพิ่มอัตราการคลิกอีเมล (CTR) ได้สูงขึ้นถึง 70% เมื่อเทียบกับก่อนใช้ระบบเลยทีเดียว

Client Segmentation เพื่อเจาะกลุ่มลูกค้าเฉพาะ

Client Segmentation คือการแบ่งกลุ่มลูกค้าออกเป็นหมวดหมู่ต่าง ๆ ตามลักษณะหรือพฤติกรรมที่คล้ายกัน เพื่อให้สามารถทำการตลาดหรือขายได้ตรงจุดยิ่งขึ้น แทนที่จะส่งข้อความการตลาดแบบเดียวกันให้ลูกค้าทุกคน ซึ่งอาจไม่โดนใจใครเลย คุณสามารถใช้ HubSpot CRM ในการจำแนกกลุ่มลูกค้าและทำรายชื่อผู้ติดต่อแบบไดนามิก ตามเงื่อนไขที่คุณกำหนด การปรับเนื้อหาให้ตรงกับความสนใจของแต่ละเซ็กเมนต์เช่นนี้ ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพแคมเปญได้ อย่างมาก เพราะลูกค้ารู้สึกว่าแบรนด์เข้าใจความต้องการของตน 

HubSpot มีเครื่องมือ Lists และ Segments ที่ช่วยให้คุณจัดกลุ่มลูกค้าได้ละเอียด เช่น ตามประเภทบริการ, พื้นที่ หรือมูลค่าการซื้อ และส่งอีเมลที่ ตรงเวลาและตรงประเด็น ได้ง่ายดาย การทำ Segmentation อย่างเหมาะสมยังช่วยเพิ่มโอกาสในการขายต่อเนื่อง (cross-selling) และยอดขายเสริมอื่น ๆ อย่างมีนัยสำคัญ เมื่อเทียบกับการส่งอีเมลแบบหว่านทั่วไปที่ไม่ตรงใจลูกค้าเป้าหมาย กล่าวได้ว่า “จดหมายข่าวแบบเหวี่ยงแหใช้ไม่ได้ผลอีกต่อไป เมื่อเทียบกับอีเมลที่เจาะจงกลุ่มเป้าหมายอย่างแม่นยำ” ยืนยันได้จากระบบ Automation ของ HubSpot ที่สามารถส่งแคมเปญตามฤดูกาลหรือความสนใจเฉพาะของลูกค้าแต่ละราย 

ใช้ฟีเจอร์ Email Tracking และ Notifications อย่างมีประสิทธิภาพ

อีกฟีเจอร์หนึ่งของ HubSpot CRM ที่เจ้าของธุรกิจไม่ควรมองข้ามคือ Email Tracking และระบบการแจ้งเตือน (Notifications) เมื่อมีการเปิดหรือคลิกลิงก์ในอีเมล เมื่อคุณส่งอีเมลหาลูกค้าผ่าน HubSpot (หรือใช้ส่วนขยาย HubSpot Sales ใน Gmail/Outlook) ระบบจะฝังโค้ดติดตามเล็ก ๆ ไว้ในอีเมลนั้น และจะแจ้งเตือนคุณทันทีที่ผู้รับเปิดอ่านอีเมลของคุณ 

สิ่งนี้มีความหมายมากสำหรับทีมขาย การได้รับข้อมูลแบบเรียลไทม์ ว่าลูกค้าคนไหนเปิดอีเมล เมื่อไร และ กี่ครั้ง ทำให้สามารถเลือกเวลาติดตามผลได้แม่นยำ เช่น หากเห็นว่าลูกค้าเปิดอ่านข้อเสนอหลายรอบ ทีมขายก็รู้ว่าลูกค้าสนใจและอาจโทรติดตามหรือส่งข้อมูลเพิ่มเติมได้ทันที ในทางกลับกัน หากอีเมลถูกเปิดแค่ครั้งเดียวหรือยังไม่ถูกเปิดเลย ก็อาจวางแผนส่งอีเมลใหม่หรือปรับกลยุทธ์การติดตาม 

HubSpot ไม่ได้แค่บอกว่าใครเปิดอีเมล แต่ยังสามารถรวบรวมข้อมูลพฤติกรรมการมีส่วนร่วมของลูกค้าเป็นภาพรวม เช่น ระยะเวลาที่อ่านอีเมล จำนวนครั้งที่เปิด หรือการคลิกลิงก์ต่าง ๆ ซึ่งข้อมูลเหล่านี้สามารถนำมาใช้ประโยชน์ในการประเมินความสนใจของ lead แต่ละราย ธุรกิจที่นำข้อมูลการเปิดอ่านอีเมลมาวิเคราะห์ร่วมกับ CRM สามารถพัฒนา Lead Scoring ที่แม่นยำขึ้น 

HubSpot จะรวมข้อมูลการมีส่วนร่วมทางอีเมลเข้าเป็นส่วนหนึ่งของคะแนนพฤติกรรมลูกค้า ช่วยให้คุณจัดลำดับความสำคัญของการติดต่อลูกค้าได้อย่างมีระบบ และปรับแต่งข้อความติดตามให้ตรงกับระดับความสนใจของแต่ละคน กล่าวคือ อัตราการเปิดอีเมล (Open Rate) บอกเราว่าใครบ้างที่สนใจ ส่วนอัตราการคลิก (CTR) บอกว่าใครพร้อมที่จะลงมือ ซึ่งการติดตามพฤติกรรมเหล่านี้ต่อเนื่องจะช่วยให้ทีมขายทราบว่า lead คนไหนกำลังพร้อมปิดการขาย หรือคนไหนต้องการการกระตุ้นเพิ่มเติม ด้วย Email Tracking ของ HubSpot ทีมขายจะไม่ต้องเดา อีกต่อไปว่าควรติดตามลูกค้าตอนไหน เพราะมีข้อมูลสนับสนุนให้ตัดสินใจได้อย่างมืออาชีพและรวดเร็ว

การวัดผลด้วย KPI ที่สำคัญ

กลยุทธ์ CRM ที่ดีควรมาพร้อมการติดตาม  Key Performance Indicators (KPI) อย่างสม่ำเสมอ ซึ่ง HubSpot CRM มีรายงานและแดชบอร์ดช่วยให้เห็นผลชัดเจน ตัวชี้วัดสำคัญ เช่น

• Email Open Rate: วัดสัดส่วนผู้เปิดอีเมล บอกคุณภาพหัวเรื่องและความสนใจเริ่มต้น
• Click-Through Rate (CTR): วัดสัดส่วนผู้คลิกลิงก์ในอีเมลต่อผู้เปิดอ่าน ชี้วัดความน่าสนใจของเนื้อหา ระบบ Automation ช่วยเพิ่ม CTR ได้อย่างมีนัยสำคัญ
• Pipeline Velocity: ความเร็วในการปิดดีล คำนวณจากจำนวนโอกาส × มูลค่าดีลเฉลี่ย × อัตราปิด ÷ ระยะเวลาขาย ยิ่งสูงยิ่งสะท้อนถึงกระบวนการขายที่มีประสิทธิภาพ
• Lead Conversion Rate: อัตราการเปลี่ยนจาก lead เป็นลูกค้าจริง แสดงความสำเร็จของการ nurturing และการขาย

การติดตาม KPI เหล่านี้ช่วยให้เห็นภาพตั้งแต่การดึงดูด (Open Rate) การมีส่วนร่วม (CTR) จนถึงการปิดการขาย (Conversion) พร้อมปรับกลยุทธ์แบบเรียลไทม์ และทำให้ทีมงานมีเป้าหมายร่วมกันสอดคล้องกับธุรกิจ

การตั้งค่า Tech Stack ให้ทำงานร่วมกับ HubSpot CRM

การเชื่อม HubSpot เข้ากับระบบอื่นจะทำให้ข้อมูลลูกค้าไหลลื่น ลดงานซ้ำซ้อน และสร้าง single source of truth ให้ทั้งทีม เช่น

• HubSpot Marketing Hub: รวมข้อมูลการตลาด–การขาย ทำ Inbound Marketing อัตโนมัติ และส่ง lead เข้าสู่ CRM แบบไม่ตกหล่น
• QuickBooks: ซิงค์ข้อมูลขายและออกใบแจ้งหนี้อัตโนมัติ พร้อมให้ทีมเห็นสถานะการชำระเงิน
• PandaDoc: สร้างเอกสารเสนอราคา/สัญญาใน HubSpot พร้อมแจ้งเตือนเมื่อเอกสารถูกเปิดหรือเซ็น และซิงค์ข้อมูลสองทาง
• Excel: ดึงข้อมูลจาก HubSpot มาอัปเดตใน Excel อัตโนมัติ เพื่อทำรายงานหรือวิเคราะห์เชิงลึก

เมื่อระบบทั้งหมดเชื่อมกัน ข้อมูลลูกค้าจะครบถ้วน ใช้ร่วมกันได้ทั้งองค์กร และ HubSpot CRM จะทำงานเป็นศูนย์กลางของ Tech Stack ช่วยให้การตลาด–การขาย–บริการประสานงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

การใช้ HubSpot CRM อย่างชาญฉลาดไม่ใช่แค่การเก็บรายชื่อลูกค้าไว้ในที่เดียว แต่คือการนำฟีเจอร์ต่าง ๆ มาผสานเข้าด้วยกันเพื่อสร้างประสบการณ์ที่ดีให้ลูกค้าและเพิ่มประสิทธิภาพภายในองค์กร การตั้งค่า Automation Workflow ที่เหมาะสมจะช่วยให้ทีมของคุณไม่พลาดทุกโอกาสในช่วงเวลาสำคัญ การแบ่ง Segmentation ทำให้การสื่อสารตรงใจและเพิ่มยอดขายได้จริง การใช้ Email Tracking ช่วยให้การติดตามลูกค้าเป็นระบบและแม่นยำยิ่งขึ้น การวัดผลด้วย KPI ชี้วัดความสำเร็จและทิศทางที่ควรปรับปรุง และสุดท้าย การเชื่อมต่อ HubSpot กับเครื่องมืออื่น ๆ ในธุรกิจของคุณจะสร้างระบบที่ลื่นไหลพร้อมขับเคลื่อนธุรกิจไปข้างหน้า ด้วยแนวทางนี้ เจ้าของธุรกิจจะสามารถใช้ HubSpot CRM ได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ เห็นภาพรวมของลูกค้าได้ชัดเจนยิ่งขึ้น เพิ่มความรวดเร็วในการตอบสนองต่อโอกาส และสร้างความพึงพอใจให้ลูกค้าในระยะยาว

อ้างอิง : HubSpot. (2025). 5 best CRMs for landscaping businesses in 2025. Retrieved from https://blog.hubspot.com/marketing/best-crm-for-landscaping

อ่านบทความเพิ่มเติม : เลือกระบบ CRM ที่เหมาะสม : ปัจจัยที่ต้องคำนึงและการเชื่อมโยงกับ HubSpot