Digital Workplace การทำงานรูปแบบใหม่ ที่ทุกองค์กรไม่ควรมองข้าม

การทำงานในปัจจุบัน ที่มีการนำ Digital Transformation เข้ามาใช้ ทำให้เกิดการทำงานในรูปแบบใหม่ ๆ มากมาย บริษัทน้อยใหญ่ องค์กรหลาย ๆ องค์กร เริ่มนำ Digital เข้ามาใช้ในการทำงานมากขึ้น รวมไปถึง การเกิด Digital Workplace ภายในองค์กร ที่ทุกองค์กรควรให้ความสำคัญกับการปรับตัวของพนักงานในการนำดิจิทัลเข้ามาใช้งาน เพื่อให้การทำงานนั้นมีประสิทธิภาพมากขึ้น และยังช่วยให้พนักงานทุกทีมทำงานร่วมกันได้ง่ายมากขึ้น

Digital Workplace คืออะไร?

Digital Workplace คือ การทำงานรูปแบบใหม่ ที่ทุกขั้นตอนในการทำงานจำเป็นต้องใช้เครื่องมือทางดิจิทัลเข้ามาใช้งาน เพื่อให้การทำงานในองค์กรสะดวกและมีประสิทธิภาพ ทุกทีม ทุกแผนกในองค์กรสามารถติดต่อสื่อสารกันได้ตลอดเวลา สามารถเห็นกระบวนการทำงานของแต่ละทีมได้พร้อมทั้งแบ่งปันข้อมูลการทำงานได้ง่ายและสะดวกมากขึ้น ซึ่งทำให้ประหยัดเวลาในการทำงานและมีการบันทึกข้อมูลต่าง ๆ ไว้แบบอัตโนมัติ

การทำ Digital Workplace สิ่งที่ต้องคำนึงหนัก ๆ นั่นก็คือการทำงานร่วมกันในองค์กรที่มากขึ้น ทุกคนจะมีดิจิทัลเป็นศูนย์กลางในการรับส่งและสื่อสารระหว่างกัน ดังนั้น การทำงานร่วมกันมากขึ้นจำเป็นต้องมีการพูดคุยที่ชัดเจนเกี่ยวกับระบบการทำงานในแต่ละฝ่าย พร้อมทั้งมีการอัปเดตการทำงานโดยใช้ดิจิทัลตลอดเวลา

ทำไมถึงต้องให้ความสำคัญกับ Digital Workplace

หลาย ๆ องค์กรอาจมองข้ามการนำ Digital Workplace เข้ามาใช้ในการทำงาน แต่หารู้ไม่ว่า การทำงานแบบเดิม ๆ อย่างเช่น งานเอกสาร การสั่งงานผ่านโทรศัพท์ อาจทำให้องค์กรของคุณเสียงบประมาณไปกับค่าอุปกรณ์ต่าง ๆ โดยใช่เหตุ และดิจิทัลเวิร์กเพลส ยังทำให้การทำงานของคุณสะดวกมากขึ้น ไม่ว่าคุณจะอยู่ที่ไหน ก็สามารถทำงานได้ ซึ่งจุดนี้จะดึงดูดพนักงานที่มีความสามารถให้เข้ามาร่วมงานกับองค์กรได้ง่าย ๆ แม้ว่าองค์กรของคุณจะให้ผลตอบแทนที่น้อยกว่าองค์กรที่ต้องเข้าไปทำงานออฟฟิตเพียงอย่างเดียว เพราะพวกเขาคิดว่าคงคุ้มค่าถ้าเขาสามารถนั่งทำงานที่บ้านได้ ได้เงินน้อยลงคงไม่เป็นไร

หากลองมองดูแล้ว การทำ Digital Workplace ไม่ใช่การ Disrupt ของเทคโนโลยี แต่เป็นอีกวิธีการนึงที่ช่วยพัฒนาทักษะและการใช้ชีวิตประจำวันของพนักงานในองค์กร โดยการนำเทคโนโลยีเข้ามาใช้ พนักงานของคุณจะได้เตรียมพร้อมรับมือกับเทคโนโลยีใหม่ ๆ ที่เข้ามาในอนาคตได้โดยไม่ต้องปูพื้นฐานดิจิทัลใหม่อีกครั้ง

วิธีทำให้เกิด Digital Workplace ในองค์กร

จัดคอร์สเทรนนิ่งภายในองค์กร พนักงานหลาย ๆ ท่านในองค์กร อาจจะใหม่กับการใช้เครื่องมือทางดิจิทัลมาก การเรียนรู้ด้วยตัวเองอาจยากเกินไปสำหรับพวกเขา ดังนั้น หากในองค์กรพอมีเวลาสักนิดนึงในการจัดคอร์สเทรนนิ่งเพื่อให้พนักงานในองค์กรได้เรียนรู้เครื่องมือไปพร้อม ๆ กัน และนำความรู้เกี่ยวกับเครื่องมือเหล่านั้นไปแก้ปัญหาในการทำงานของตัวเอง
เครื่องมือที่ช่วยให้สะดวกในการทำงาน ซึ่งเครื่องมือเหล่านั้นต้องเป็นเครื่องมือที่ใช้งานง่ายไม่ซับซ้อน เช่น โปรแกรมสำหรับการวางแผนงาน จัดพื้นที่ในการประชุมโดยใช้เครื่องมือดิจิทัลได้อย่างเต็มที่ เป็นต้น
เครื่องมือที่ช่วยลดเวลาการทำงาน หากพนักงานของคุณใช้เวลาน้อยลงในการทำงานใดงานหนึ่งให้ประสบความสำเร็จได้ จะเพิ่มศักยภาพในการทำงานของพนักงานได้ อย่างเช่น มีระบบ Email Automation โปรแกรมตรวจสอบคำผิด เป็นต้น ซึ่งเครื่องมือดังกล่าว ช่วยสามารถลดเวลาในการทำงานของพนักงานลงได้
นำ AI เข้ามาใช้งาน หลาย ๆ คนมองข้ามศักยภาพในการทำงานของเจ้า AI ในบางองค์กรอาจมีทีมที่จำเป็นต้องตอบคำถามลูกค้า เมื่อเจอคำถามเดิม ๆ อาจทำให้การทำงานซับซ้อน การนำ AI หรือแชตบอทเขามาใช้ในการทำงานส่วนนี้ จะช่วยในการทำงานของพนักงานในองค์กรคุณได้มากเลยทีเดียว หรือบางทีคุณอาจไม่จำเป็นต้องมีพนักงานในตำแหน่งนี้ ก็สามารถลดค่าใช้จ่ายขององค์กรคุณได้ด้วย
เริ่มสร้างพื้นที่เก็บข้อมูลบนคลาวน์ ไม่จำเป็นที่พนักงานของคุณต้องนั่งทำงานที่ออฟฟิตตลอดเวลา ดังนั้น การสร้างพื้นที่เก็บข้อมูลบนคลาวน์ช่วยให้ไม่ว่าคุณจะอยู่ที่ใด ก็สามารถทำงานได้ตลอดเวลา ทำทุก ๆ ที่ของคุณให้กลายเป็นDigital Workplaceได้

พนักงานเป็นอีกหนึ่งตัวช่วยสำคัญที่ทำให้การทำDigital Workplaceขององค์กรนั้น ประสบความสำเร็จตามที่คาดหวังไว้ได้ ทั้งพนักงานและตัวองค์กรเองต้องนำเทคโนโลยีดิจิทัลที่มีมาใช้ให้ได้เกิดประโยชน์มากที่สุด เพื่อที่จะได้เป็นองค์กรที่มีการทำงานรูปแบบใหม่ ทันสมัยและก้าวทันเทคโนโลยีที่กำลังเกิดใหม่ในอนาคต พร้อมทั้งเป็นองค์กรที่มีประสิทธิภาพในการทำงานต่อไป