5 เหตุผลที่ธุรกิจของคุณควรใช้ Google Sheets

ไม่ว่าองค์กรจะขนาดเล็กหรือใหญ่ต่างต้องใช้โปรแกรมออฟฟิศ ซึ่งปัจจุบันในหลายบริษัทต่างหันมาใช้ Google Apps for Work หรือ G suite ซึ่งมีโปรแกรมให้เลือกใช้หลากหลายโดยที่ไม่ต้องลงโปรแกรมในเครื่อง ไม่ว่าจะเป็น Google Calendar, Google Drive, Google Docs, Google Sheets, Google Slides, Google Forms ข้อมูลถูกจัดเก็บไว้อยู่บนระบบ Cloud  และวันนี้เราจะมาบอกเหตุผลที่ธุรกิจของคุณควรใช้ Google Sheets ในการทำงาน

1. ไม่ต้องกลัวงานหาย....ข้อมูลของคุณจะถูกบันทึกอยู่ตลอดเวลา

Google Sheets เป็นการทำงานบนระบบ Cloud ซึ่งหมายถึง ไฟล์ข้อมูลของคุณจะถูกเก็บรักษาอยู่บนระบบคลาวด์ ไม่มีวันสูญหายอย่างแน่นอนถ้าหากไม่ได้ถูกลบด้วยฝีมือคุณ และรับประกันความปลอดภัยในขณะทำงาน กูเกิล ชีต จะบันทึกงานให้คุณโดยอัตโนมัติทุกครั้งที่มีการเปลี่ยนแปลงของเนื้อหาด้านใน และยังสามารถแชร์ข้อมูลให้สมาชิกในทีม ทำงานพร้อมกันแบบเรียลไทม์ได้ ไม่ว่าจะทำงานผ่านจากสมาร์ทโฟน แท็บเล็ต หรือคอมพิวเตอร์ ขอเพียงแค่คุณมีอินเทอร์เน็ต และยังสามารถดึงไฟล์มาทำงานในรูปแบบออฟไลน์ได้ตามปกติ

และถ้าหากข้อมูลของคุณถูกลบ คุณสามารถดูการเปลี่ยนแปลงหรือย้อนกลับไปใช้เวอร์ชันก่อนหน้าได้ใน File> Version History หรือคลิกที่ "All Changes Saved in Drive" ที่ด้านบนของงานแล้วเลือกที่มุมขวา

2. ช่วยรักษาความปลอดภัยจำกัดสิทธิ์ในการเข้าถึง

ช่วยจัดการข้อมูลทางธุรกิจที่สำคัญที่สุดของคุณโดยไม่มีข้อยกเว้น ไฟล์งานของคุณไม่ว่าใครก็ไม่มีสิทธิ์เข้า นอกจากคุณจะคลิกที่ "Share" ที่มุมขวาบนแล้วอนุญาต เป็นตัวกำหนดการตั้งค่าการเข้าถึงสำหรับสมาชิก เพื่อให้คุณสามารถควบคุมผู้ที่จะสามารถเข้ามาดู และแก้ไขงาน หรือแสดงความคิดเห็นในเอกสารของคุณได้ การควบคุม IRM (การจัดการสิทธิ์ข้อมูลเพิ่มเติม) ช่วยให้คุณสามารถปิดใช้งานตัวเลือกในการดาวน์โหลดคัดลอกหรือพิมพ์ Spreadsheets ได้อย่างง่ายดายและคุณสามารถกำหนดวันหมดอายุได้หากต้องการหยุดการเข้าถึงข้อมูลที่เป็นความลับ ผู้ดูแลระบบมีอำนาจในการจัดการ การแบ่งปันไฟล์ภายในองค์กรหรือโดเมนที่อนุญาตพิเศษ

3. คุณสามารถทำงานได้ตามที่คุณเคยชินกับการทำงาน

การทำงานบน จะทำงานเหมือนอย่างกับโปรแกรม Excel ที่คุ้นเคยกัน เพียงแต่คุณไม่ต้องลงโปรแกรม ขอเพียงแค่คุณมีอินเทอร์เน็ต ไม่ว่าคุณจะอยู่ที่ไหนบนโลกนี้ก็สามารถทำงานได้อย่างตามปกติ จะจิบกาแฟ ทานขนมเบาๆ อยู่ที่ร้านก็สามารถทำงานได้อย่างมืออาชีพ ซึ่งในอนาคตอาจจะได้ทำงานอยู่ที่บ้าน โดยไม่ต้องเสียเวลาไปกับการเดินทาง

4. Google Sheets เพิ่มฟีเจอร์ใหม่ช่วยในการวิเคราะห์ข้อมูล

ฟีเจอร์แรกคือ Suggested formulas ใช้ AI เข้ามาช่วยวิเคราะห์ ด้วยระบบ Machine learning ในการช่วยเดาว่าเราควรจะใส่สูตรอะไรในเซลล์ และ "แนะนำ" สูตรให้เมื่อเราคลิกที่เซลล์นั้น ช่วยประหยัดเวลาในการเลือกและพิมพ์สูตรไปได้มาก โดยเฉพาะงานง่ายๆ ที่ใช้กันทั่วไปอย่าง SUM หรือ AVERAGE

GOOGLE SHEETS เพิ่มฟีเจอร์ใหม่ ช่วยวิเคราะห์ข้อมูลเชิงลึก...เปิดผลึกให้ธุรกิจประสบความสำเร็จ

ส่วนฟีเจอร์ที่สองคล้ายกันแต่ต่างกันตรงที่ มันสามารถสร้าง Pivot Table ให้เราได้อัตโนมัติ เพียงแค่เราพิมพ์ข้อความระบุความต้องการในแถบ Explorer ด้านข้าง (เช่น “what is the sum of revenue by salesperson?”) ระบบจะแปลความแล้วอ่านข้อมูลในตาราง หาความเชื่อมโยงแล้วสรุปเป็น Pivot Table ให้เราทันที

5. G Suite จะกลายเป็นอีกตัวเลือกที่สำคัญของธุรกิจคุณ

ถ้าหากคุณเป็นคนทำธุรกิจ แน่นอนว่าต้องใช้พื้นที่ในการเก็บข้อมูลจำนวนมาก ถ้าใช้งานในรูปแบบฟรีจะทำให้พื้นที่จัดเก็บงานไม่เพียงพอ การใช้ G Suite จึงเป็นอีกตัวเลือกสำหรับธุรกิจคุณ นอกจากจะทำให้คุณมีพื้นที่ในการเก็บข้อมูลไม่จำกัด หากคุณมีปัญหาสามารถติดต่อ Google ได้ 24 ชั่วโมง และยังสามารถใช้ email เป็นชื่อของบริษัทได้อีกด้วย (admin@yourcompany.com) เพื่อส่งเสริมภาพลักษณ์ให้แก่บริษัทคุณ

เปลี่ยนการทำงานใน GOOGLE SHEETS แบบเดิมๆ ให้เป็นเรื่องง่ายๆ ด้วย RECORD MACRO