วิธีเลือกที่ปรึกษา HubSpot ในไทยสำหรับ Audit ระบบเดิม

หลายองค์กรในประเทศไทยใช้ HubSpot มาสักระยะแล้ว แต่กลับพบว่าพอร์ตัลเริ่มรก ข้อมูลซ้ำซ้อน เวิร์กโฟลว์ไม่ทำงานตามที่ตั้งใจ และทีมงานใช้งานได้ไม่เต็มประสิทธิภาพ ปัญหาเหล่านี้เกิดขึ้นบ่อยครั้งเมื่อระบบ CRM ถูกตั้งค่าเร็วเกินไปตั้งแต่แรก หรือไม่มีการดูแลรักษาอย่างต่อเนื่อง

การจ้างที่ปรึกษา HubSpot เพื่อ Audit ระบบเดิมจึงกลายเป็นทางออกที่ธุรกิจไทยหลายแห่งเลือกใช้ Ourgreenfish ช่วยธุรกิจประเมินและปรับปรุงพอร์ตัล HubSpot มาเกือบ 10 ปี ทำให้เห็นปัญหาจริงและรู้ว่าอะไรทำให้การ Audit สำเร็จหรือล้มเหลว บทความนี้จะพาคุณไปเรียนรู้ตั้งแต่พื้นฐานของ HubSpot Audit ไปจนถึงวิธีเลือกที่ปรึกษาที่เหมาะสมกับธุรกิจของคุณ

วิธีเลือกที่ปรึกษา HubSpot ในไทยสำหรับ Audit ระบบเดิม

• HubSpot Audit ช่วยระบุปัญหาในโครงสร้างข้อมูล CRM เวิร์กโฟลว์ และสิทธิ์การใช้งานที่อาจทำให้ทีมงานทำงานได้ไม่เต็มที่
• ที่ปรึกษาที่ดีต้องมีประสบการณ์จริงในอุตสาหกรรมที่คุณอยู่ และเข้าใจบริบทการทำธุรกิจในประเทศไทย
• การเลือก HubSpot Solution Partner ที่ได้รับการรับรองจาก HubSpot จะช่วยให้คุณมั่นใจในคุณภาพการบริการ
• Ourgreenfish มีประสบการณ์ช่วยธุรกิจไทยปรับปรุง HubSpot มาเกือบ 10 ปี ครอบคลุมอุตสาหกรรมโรงพยาบาล อสังหาริมทรัพย์ และ B2B
• การ Audit ที่ดีต้องครอบคลุมทั้งโครงสร้างข้อมูล เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ รายงาน และการฝึกอบรมทีมงาน

HubSpot Audit คืออะไร และทำไมธุรกิจไทยต้องทำ

HubSpot Audit คือกระบวนการตรวจสอบและประเมินพอร์ตัล HubSpot ของคุณอย่างละเอียด เพื่อค้นหาปัญหาที่ซ่อนอยู่ในโครงสร้างข้อมูล การตั้งค่าระบบอัตโนมัติ สิทธิ์การเข้าถึง และการใช้งานจริงของทีม

หลายธุรกิจเริ่มใช้ HubSpot ด้วยความตั้งใจดี แต่เมื่อเวลาผ่านไป ระบบเริ่มมีความซับซ้อนมากขึ้น Property ถูกสร้างขึ้นมาซ้ำซ้อน เวิร์กโฟลว์ทำงานทับซ้อนกัน และไม่มีใครรู้ว่าอะไรยังใช้งานอยู่หรืออะไรควรลบทิ้ง

ผลกระทบของพอร์ตัลที่ไม่เป็นระเบียบมีมากกว่าที่คิด ทีมขายหาข้อมูลลูกค้าไม่เจอ ทีมการตลาดส่งอีเมลไปหาคนที่ไม่ควรได้รับ และผู้บริหารไม่สามารถเชื่อถือรายงานได้

สัญญาณที่บอกว่าถึงเวลาต้อง Audit พอร์ตัล HubSpot

ข้อมูลลูกค้าไม่น่าเชื่อถือ

เมื่อทีมงานเริ่มสงสัยว่าข้อมูลในระบบถูกต้องหรือไม่ และหันไปใช้สเปรดชีตส่วนตัวแทน นั่นคือสัญญาณที่ชัดเจนว่าพอร์ตัลต้องการการตรวจสอบ ข้อมูลที่กระจัดกระจายทำให้ไม่มีใครเห็นภาพรวมของลูกค้าได้ครบถ้วน

เวิร์กโฟลว์ทำงานแต่ไม่รู้ว่าทำอะไร

หลายองค์กรมีเวิร์กโฟลว์หลายสิบตัวที่ทำงานอยู่เบื้องหลัง แต่ไม่มีใครรู้ว่าแต่ละตัวมีจุดประสงค์อะไร บางตัวอาจทำงานซ้ำซ้อนกัน บางตัวอาจส่งอีเมลไปหาคนที่ไม่ควรได้รับ

ทีมใหม่เรียนรู้ระบบยาก

เมื่อพนักงานใหม่ใช้เวลานานในการเรียนรู้ระบบ หรือไม่สามารถใช้งานได้อย่างมั่นใจ นั่นบ่งบอกว่าโครงสร้างข้อมูลและกระบวนการทำงานไม่ชัดเจน

รายงานไม่ตรงกับความเป็นจริง

ถ้าตัวเลขในแดชบอร์ดไม่ตรงกับสิ่งที่ทีมงานรู้สึกว่าเกิดขึ้นจริง แสดงว่ามีปัญหาในการเก็บข้อมูลหรือการตั้งค่ารายงาน

ที่ปรึกษา HubSpot คืออะไร และทำหน้าที่อะไรบ้าง

ที่ปรึกษา HubSpot คือผู้เชี่ยวชาญที่มีความรู้และประสบการณ์ในการติดตั้ง ตั้งค่า และปรับปรุงระบบ HubSpot ให้เหมาะสมกับธุรกิจของคุณ พวกเขาไม่ได้แค่รู้ว่าปุ่มไหนอยู่ตรงไหน แต่เข้าใจว่าระบบควรถูกตั้งค่าอย่างไรเพื่อสนับสนุนกระบวนการทางธุรกิจจริง

ในบริบทของการ Audit ที่ปรึกษาจะตรวจสอบพอร์ตัลของคุณอย่างละเอียด ระบุปัญหาที่พบ และเสนอแนวทางแก้ไขที่ปฏิบัติได้จริง งานนี้ต้องอาศัยทั้งความรู้ทางเทคนิคและความเข้าใจในธุรกิจ

ขอบเขตงานของที่ปรึกษา HubSpot ในการ Audit

การ Audit ครอบคลุมหลายด้าน ตั้งแต่การตรวจสอบโครงสร้างข้อมูล CRM การประเมินเวิร์กโฟลว์และระบบอัตโนมัติ การตรวจสอบสิทธิ์การเข้าถึงและ Governance การประเมินการรวมระบบกับเครื่องมืออื่น ไปจนถึงการตรวจสอบรายงานและแดชบอร์ด

เกณฑ์สำคัญในการเลือกที่ปรึกษา HubSpot สำหรับ Audit

ตรวจสอบสถานะ HubSpot Solution Partner

HubSpot Solution Partner คือบริษัทที่ได้รับการรับรองจาก HubSpot ว่ามีความเชี่ยวชาญในการติดตั้งและใช้งานแพลตฟอร์ม การเลือกทำงานกับ Partner ที่ได้รับการรับรองจะช่วยให้คุณมั่นใจว่าพวกเขาได้รับการฝึกอบรมและมีความรู้ที่เป็นปัจจุบัน

ประสบการณ์ในอุตสาหกรรมของคุณ

ที่ปรึกษาที่เคยทำงานกับธุรกิจในอุตสาหกรรมเดียวกับคุณจะเข้าใจความท้าทายและความต้องการเฉพาะของคุณได้ดีกว่า ตัวอย่างเช่น ธุรกิจโรงพยาบาลมีกระบวนการจัดการผู้ป่วยที่แตกต่างจากธุรกิจอสังหาริมทรัพย์อย่างสิ้นเชิง

ความเข้าใจตลาดไทย

การทำธุรกิจในประเทศไทยมีความเฉพาะตัว ไม่ว่าจะเป็นการใช้ LINE เป็นช่องทางสื่อสารหลักกับลูกค้า หรือความต้องการเชื่อมต่อกับแพลตฟอร์ม E-commerce ท้องถิ่นอย่าง Shopee และ Lazada ที่ปรึกษาที่เข้าใจบริบทเหล่านี้จะช่วยให้การปรับปรุงระบบตอบโจทย์ธุรกิจไทยได้ดีกว่า

หลักฐานจากโปรเจกต์จริง

ขอดูกรณีศึกษาหรือผลลัพธ์จากโปรเจกต์ที่ผ่านมา ที่ปรึกษาที่ดีจะสามารถแสดงให้เห็นว่าพวกเขาช่วยลูกค้าคนอื่นแก้ปัญหาอะไรบ้าง และผลลัพธ์เป็นอย่างไร

เช็คลิสต์สิ่งที่ต้อง Audit ในพอร์ตัล HubSpot

โครงสร้างข้อมูล CRM และ Properties

การ Audit ควรเริ่มจากการตรวจสอบว่ามี Properties ที่ซ้ำซ้อนหรือไม่ ชื่อ Property ชัดเจนและเข้าใจง่ายหรือไม่ และมี Property ที่ไม่ได้ใช้งานแล้วควรลบทิ้งหรือไม่

หลายองค์กรมี Properties ที่ตั้งชื่อคล้ายกัน เช่น "Lead Source" กับ "Source" หรือ "Industry" กับ "อุตสาหกรรม" ความซ้ำซ้อนเหล่านี้ทำให้ข้อมูลกระจัดกระจายและไม่สามารถสร้างรายงานที่ถูกต้องได้

Lifecycle Stages และ Deal Pipelines

ตรวจสอบว่า Lifecycle Stages ที่ตั้งไว้สะท้อนกระบวนการทางธุรกิจจริงหรือไม่ Deal Pipelines มีขั้นตอนที่ชัดเจนและทีมงานใช้งานจริงหรือไม่ หลายองค์กรมี Pipeline หลายตัวที่ทับซ้อนกัน ทำให้ไม่สามารถติดตามดีลได้อย่างแม่นยำ

เวิร์กโฟลว์และระบบอัตโนมัติ

ตรวจสอบเวิร์กโฟลว์ทุกตัวที่ทำงานอยู่ว่ายังมีความจำเป็นหรือไม่ มีเวิร์กโฟลว์ที่ทำงานซ้ำซ้อนกันหรือไม่ และเวิร์กโฟลว์ทำงานตามที่ตั้งใจหรือไม่

เวิร์กโฟลว์ที่ถูกสร้างขึ้นมาแล้วลืมไป อาจส่งอีเมลที่ไม่เหมาะสมไปหาลูกค้า หรือเปลี่ยน Lifecycle Stage ของ Contact โดยไม่ตั้งใจ

สิทธิ์การเข้าถึงและ User Permissions

ตรวจสอบว่าผู้ใช้แต่ละคนมีสิทธิ์การเข้าถึงที่เหมาะสมกับหน้าที่ของตนหรือไม่ มีบัญชีผู้ใช้ของพนักงานที่ลาออกไปแล้วที่ยังไม่ได้ปิดการใช้งานหรือไม่

การรวมระบบและ Integrations

ตรวจสอบว่าการเชื่อมต่อกับระบบอื่นทำงานถูกต้องหรือไม่ ข้อมูลไหลระหว่างระบบอย่างถูกต้องหรือไม่ และมีการเชื่อมต่อที่ไม่ได้ใช้งานแล้วที่ควรถอดออกหรือไม่

รายงานและแดชบอร์ด

ตรวจสอบว่ารายงานที่มีอยู่ตอบโจทย์ความต้องการของธุรกิจหรือไม่ ข้อมูลในรายงานถูกต้องและเป็นปัจจุบันหรือไม่ และมีรายงานที่ไม่ได้ใช้งานแล้วที่ควรลบทิ้งหรือไม่

กระบวนการ Audit พอร์ตัล HubSpot ที่ดีควรเป็นอย่างไร

ขั้นตอนที่ 1: การสัมภาษณ์และเก็บข้อมูลเบื้องต้น

ที่ปรึกษาที่ดีจะเริ่มจากการพูดคุยกับทีมงานที่ใช้ HubSpot ทุกวัน เพื่อเข้าใจว่าพวกเขาใช้ระบบอย่างไร พบปัญหาอะไรบ้าง และต้องการให้ระบบช่วยอะไรได้บ้าง

ขั้นตอนที่ 2: การตรวจสอบทางเทคนิค

หลังจากเข้าใจบริบททางธุรกิจแล้ว ที่ปรึกษาจะเข้าไปตรวจสอบพอร์ตัลอย่างละเอียด ครอบคลุมทุกด้านที่กล่าวมาในเช็คลิสต์ข้างต้น

ขั้นตอนที่ 3: การวิเคราะห์และสรุปผล

ที่ปรึกษาจะรวบรวมสิ่งที่พบและวิเคราะห์ว่าปัญหาใดมีผลกระทบต่อธุรกิจมากที่สุด และควรจัดลำดับความสำคัญในการแก้ไขอย่างไร

ขั้นตอนที่ 4: การนำเสนอและวางแผนการปรับปรุง

ที่ปรึกษาจะนำเสนอผลการ Audit พร้อมข้อเสนอแนะที่ปฏิบัติได้จริง รวมถึงการประเมินทรัพยากรและระยะเวลาที่ต้องใช้ในการแก้ไข

สิ่งที่ควรคาดหวังจากผลการ Audit ที่ดี

การ Audit ที่มีคุณภาพจะให้ผลลัพธ์ที่ปฏิบัติได้จริง ไม่ใช่แค่รายการปัญหายาวเหยียดที่ไม่รู้ว่าจะเริ่มแก้ไขจากตรงไหน

• รายงานที่ชัดเจนและจัดลำดับความสำคัญ

คุณควรได้รับรายงานที่แบ่งปัญหาออกเป็นหมวดหมู่ พร้อมการจัดลำดับความสำคัญว่าควรแก้ไขอะไรก่อน ปัญหาบางอย่างอาจมีผลกระทบสูงแต่แก้ไขได้ง่าย ในขณะที่บางอย่างอาจต้องใช้เวลาและทรัพยากรมากกว่า

• ข้อเสนอแนะที่ปฏิบัติได้

ข้อเสนอแนะที่ดีต้องบอกได้ชัดเจนว่าต้องทำอะไร ทำอย่างไร และคาดหวังผลลัพธ์อะไร ไม่ใช่แค่บอกว่า "ควรปรับปรุงโครงสร้างข้อมูล" แต่ต้องบอกได้ว่า "ควรรวม Property A และ B เข้าด้วยกันเพราะเก็บข้อมูลเดียวกัน"

• แผนการดำเนินงาน

ที่ปรึกษาควรช่วยวางแผนว่าจะดำเนินการปรับปรุงอย่างไร ใครเป็นผู้รับผิดชอบ และใช้เวลาเท่าไร

ความแตกต่างระหว่าง Audit กับ Implementation และ Improvement

• HubSpot Audit

การ Audit คือการตรวจสอบและประเมินสถานะปัจจุบันของพอร์ตัล เพื่อระบุปัญหาและโอกาสในการปรับปรุง ผลลัพธ์คือรายงานและข้อเสนอแนะ

• HubSpot Implementation

การ Implementation คือการติดตั้งและตั้งค่า HubSpot ใหม่ตั้งแต่ต้น รวมถึงการวางโครงสร้างข้อมูล การตั้งค่าระบบอัตโนมัติ และการรวมระบบกับเครื่องมืออื่น

• HubSpot Improvement

การ Improvement คือการปรับปรุงพอร์ตัลที่มีอยู่ตามข้อเสนอแนะจากการ Audit หรือตามความต้องการใหม่ของธุรกิจ Ourgreenfish มีบริการ HubSpot Improvement ที่ช่วยธุรกิจปรับปรุงพอร์ตัลที่มีอยู่ให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น

การ Audit สำหรับอุตสาหกรรมเฉพาะในประเทศไทย

โรงพยาบาลและธุรกิจด้านสุขภาพ

ธุรกิจด้านสุขภาพมีความซับซ้อนในการจัดการข้อมูลผู้ป่วย การนัดหมาย และการติดตามผลการรักษา การ Audit ต้องให้ความสำคัญกับความปลอดภัยของข้อมูล การปฏิบัติตาม PDPA และการเชื่อมต่อกับระบบ HIS

จากประสบการณ์ของ Ourgreenfish ในการทำงานกับโรงพยาบาลพระราม 9 พบว่าการตั้งค่า HubSpot ที่ถูกต้องสามารถช่วยเพิ่มจำนวนผู้ป่วยใหม่ได้อย่างมาก

อสังหาริมทรัพย์

ธุรกิจอสังหาริมทรัพย์ต้องจัดการกับทั้งผู้ซื้อและผู้ขาย มีโครงการหลายแห่ง และมีกระบวนการขายที่ซับซ้อน การ Audit ต้องตรวจสอบว่า Deal Pipelines สะท้อนกระบวนการขายจริงหรือไม่ และมีการเชื่อมต่อกับระบบจัดการโครงการหรือไม่

ธุรกิจ B2B

ธุรกิจ B2B มักมีวงจรการขายที่ยาว มีผู้มีส่วนเกี่ยวข้องหลายคนในการตัดสินใจ และต้องการการติดตามความสัมพันธ์กับลูกค้าอย่างละเอียด การ Audit ต้องตรวจสอบว่าระบบรองรับการติดตามดีลที่ซับซ้อนได้ดีหรือไม่

คำถามที่ควรถามก่อนจ้างที่ปรึกษา HubSpot

ก่อนตัดสินใจจ้างที่ปรึกษา ลองถามคำถามเหล่านี้เพื่อประเมินว่าพวกเขาเหมาะสมกับความต้องการของคุณหรือไม่

• ประสบการณ์และความเชี่ยวชาญ

  มีประสบการณ์ทำงานกับธุรกิจในอุตสาหกรรมของคุณหรือไม่? เคยทำ Audit พอร์ตัลที่มีขนาดและความซับซ้อนใกล้เคียงกับของคุณหรือไม่?

• กระบวนการทำงาน

  กระบวนการ Audit เป็นอย่างไร? ใช้เวลานานเท่าไร? ต้องการข้อมูลอะไรจากทีมของคุณบ้าง?

• ผลลัพธ์และการส่งมอบ

  จะได้รับอะไรจากการ Audit? รายงานจะมีรูปแบบอย่างไร? มีการนำเสนอและอธิบายผลให้ทีมฟังหรือไม่?

• การสนับสนุนหลังการ Audit

  หลังจากได้รับรายงานแล้ว สามารถช่วยในการปรับปรุงตามข้อเสนอแนะได้หรือไม่? มีบริการอบรมทีมงานหรือไม่?

ข้อผิดพลาดที่ควรหลีกเลี่ยงในการเลือกที่ปรึกษา

• เลือกจากราคาถูกที่สุด

การ Audit ที่ราคาถูกเกินไปอาจหมายถึงการตรวจสอบที่ไม่ละเอียด หรือที่ปรึกษาที่ขาดประสบการณ์ ผลลัพธ์ที่ได้อาจไม่คุ้มค่ากับเวลาและความพยายามที่เสียไป

• ไม่ตรวจสอบประสบการณ์จริง

อย่าเชื่อแค่คำโฆษณา ขอดูหลักฐานจากโปรเจกต์จริงที่ผ่านมา ขอพูดคุยกับลูกค้าเก่าถ้าเป็นไปได้

• มองข้ามความเข้าใจในธุรกิจ

ที่ปรึกษาที่เก่ง HubSpot แต่ไม่เข้าใจธุรกิจของคุณ อาจให้ข้อเสนอแนะที่ไม่ตรงกับความต้องการจริง

• การเตรียมตัวก่อนเริ่ม Audit

การเตรียมตัวที่ดีจะช่วยให้การ Audit เป็นไปอย่างราบรื่นและได้ผลลัพธ์ที่ดีกว่า

• รวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับระบบปัจจุบัน

เตรียมข้อมูลเกี่ยวกับการใช้งาน HubSpot ในปัจจุบัน ใครใช้บ้าง ใช้ Hub อะไรบ้าง เชื่อมต่อกับระบบอะไรบ้าง

• ระบุปัญหาที่พบ

รวบรวมปัญหาที่ทีมงานพบเจอในการใช้งาน HubSpot แม้จะเป็นปัญหาเล็กน้อยก็ควรบันทึกไว้ เพราะอาจเป็นอาการของปัญหาที่ใหญ่กว่า

• กำหนดเป้าหมายของการ Audit

คุณต้องการอะไรจากการ Audit? แก้ปัญหาเฉพาะเจาะจง? ปรับปรุงประสิทธิภาพโดยรวม? เตรียมพร้อมสำหรับการขยายธุรกิจ?

สรุป: วิธีเลือกที่ปรึกษา HubSpot ที่เหมาะกับธุรกิจของคุณ

การเลือกที่ปรึกษา HubSpot สำหรับ Audit ระบบเดิมต้องพิจารณาหลายปัจจัย ตั้งแต่สถานะ HubSpot Partner ประสบการณ์ในอุตสาหกรรมของคุณ ความเข้าใจตลาดไทย และหลักฐานจากโปรเจกต์จริง

การ Audit ที่ดีจะช่วยให้คุณเห็นปัญหาที่ซ่อนอยู่ในพอร์ตัล HubSpot และมีแผนการปรับปรุงที่ชัดเจน ผลลัพธ์ไม่ใช่แค่ระบบที่ทำงานได้ดีขึ้น แต่เป็นทีมงานที่ใช้ HubSpot ได้อย่างมั่นใจและมีประสิทธิภาพ

พอร์ตัล HubSpot ที่มีสุขภาพดีสร้างความเชื่อมั่น ความเชื่อมั่นสร้างการใช้งานที่ดีขึ้น การใช้งานที่ดีสร้างข้อมูลที่ถูกต้อง และข้อมูลที่ถูกต้องสร้างการตัดสินใจที่ดี

FAQs เกี่ยวกับวิธีเลือกที่ปรึกษา HubSpot ในไทยสำหรับ Audit ระบบเดิม

HubSpot Audit ใช้เวลานานเท่าไร?

โดยทั่วไป การ Audit พอร์ตัล HubSpot ใช้เวลาประมาณ 2-4 สัปดาห์ ขึ้นอยู่กับขนาดและความซับซ้อนของพอร์ตัล Ourgreenfish จะประเมินระยะเวลาที่แน่นอนหลังจากเห็นภาพรวมของพอร์ตัลของคุณ

ควร Audit พอร์ตัล HubSpot บ่อยแค่ไหน?

แนะนำให้ทำ Audit อย่างน้อยปีละครั้ง หรือเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงสำคัญในธุรกิจ เช่น การเพิ่มทีมใหม่ การเปลี่ยนกระบวนการทำงาน หรือการขยายธุรกิจ

การ Audit แตกต่างจากการ Implementation อย่างไร?

การ Audit คือการตรวจสอบพอร์ตัลที่มีอยู่เพื่อหาปัญหาและโอกาสในการปรับปรุง ส่วนการ Implementation คือการติดตั้งและตั้งค่า HubSpot ใหม่ตั้งแต่ต้น Ourgreenfish ให้บริการทั้งสองอย่าง ขึ้นอยู่กับความต้องการของธุรกิจ

หลังจาก Audit แล้ว ต้องทำอะไรต่อ?

หลังจากได้รับรายงาน Audit คุณจะมีข้อเสนอแนะที่จัดลำดับความสำคัญแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการวางแผนและดำเนินการปรับปรุงตามข้อเสนอแนะ ซึ่ง Ourgreenfish สามารถช่วยในขั้นตอนนี้ได้เช่นกัน

ทำไมต้องเลือก HubSpot Solution Partner สำหรับการ Audit?

HubSpot Solution Partner ได้รับการรับรองจาก HubSpot ว่ามีความเชี่ยวชาญและความรู้ที่เป็นปัจจุบัน Partner ยังมีสิทธิ์เข้าถึงทรัพยากรและการสนับสนุนจาก HubSpot โดยตรง Ourgreenfish เป็น HubSpot Solution Partner ที่ทำงานกับธุรกิจไทยมาเกือบ 10 ปี

อ่านบทความเพิ่มเติม: อัปเดตล่าสุด : HubSpot Marketing+