ระบบการใช้งาน HubSpot CRM ช่วยธุรกิจของคุณได้อย่างไร?

ตอนนี้ธุรกิจของคุณเริ่มทำ CRM บ้างหรือยัง? หากคุณยังไม่ได้เริ่มทำและกำลังมองหาแนวทางการใช้งานอยู่นั้น เราจะมาแนะนำการใช้งานระบบ HubSpot CRM ที่ถูกออกแบบมา เพื่อให้พร้อมสำหรับการดำเนินงานของธุรกิจ โดยเป็นระบบที่ใช้งานง่าย และสะดวก ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคุณได้จริง

ก่อนที่จะพูดถึงเรื่องของระบบ HubSpot CRM เรามาดูความสำคัญของ CRM (Customer Relationship Management) กันก่อนว่า ทำไมธุรกิจจึงต้องมีการใช้ระบบ CRM

เพื่อเก็บข้อมูลแบบรวมศูนย์

การเก็บข้อมูลแบบรวมศูนย์ ก็คือ การรวบรวมข้อมูลทั้งหมดไว้ที่ศูนย์กลาง ช่วยให้การทำงานเป็นระบบและใช้งานได้ง่ายยิ่งขึ้น ซึ่งการเก็บข้อมูลแบบแยกศูนย์ (Decentralized Data) นั้นเป็นเรื่องที่ค่อนข้างล้าสมัย ซึ่งระบบ CRM นี้จะเข้ามาช่วยในการบันทึกข้อมูลประวัติข้อมูลของผู้มีโอกาสมาเป็นลูกค้า (Prospect) ที่ครบถ้วน และสมบูรณ์ โดยข้อมูลจะอยู่ในระบบศูนย์กลาง ที่ทีมต่าง ๆ ภายในองค์กรของคุณสามารถเข้าถึงได้ ไม่ว่าจะเป็น ทีมการตลาด, ทีมขาย, ทีมบริการลูกค้า ฯลฯ ต่างก็มีความจำเป็นที่จะต้องใช้ข้อมูลเหล่านี้ไปใช้ประโยชน์ในการทำงานของตนเองต่อไป

การพัฒนาการสื่อสาร

การใช้งานระบบ CRM จะช่วยพัฒนาการสื่อสารทั้งภายใน และภายนอกองค์กรให้ดียิ่งขึ้น โดยการบันทึกข้อมูลต่าง ๆ ภายในระบบ CRM จะทำให้ทุกคนได้รับรู้ และเข้าใจข้อมูลอย่างตรงกัน ป้องกันความผิดพลาดในการทำงานได้ ยกตัวอย่างเช่น พนักงานขายจะทราบว่าใครได้พูดคุยกับผู้มีโอกาสมาเป็นลูกค้า (Prospect) ไปแล้ว และมีการพูดคุยอะไรไปบ้างระหว่างการโทร ซึ่งข้อมูลเหล่านี้จะอยู่ในระบบทั้งหมด

การบริหารจัดการที่ง่ายมากขึ้น

ระบบ CRM จะช่วยให้การบริหารจัดการงานต่าง ๆ ง่ายมากยิ่งขึ้น และช่วยให้ทีมภายในองค์กรมีมาตรฐานในการทำงาน เนื่องจากระบบสามารถติดตามการทำงานของพนักงานได้ อย่างเช่น การติดตามกิจกรรม หรือการสื่อสารกับผู้มีโอกาสมาเป็นลูกค้า (Prospect) ของพนักงานขาย ซึ่งจะช่วยให้ผู้จัดการ หรือหัวหน้าทีม สามารถนำทีมของพวกเขาได้ดียิ่งขึ้น

การเติบโตอย่างยั่งยืน

การลงทุนในการใช้ระบบ CRM ตั้งแต่เริ่มแรก จะช่วยลดปัญหาเมื่อถึงเวลาที่คุณต้องการขยายธุรกิจ โดยระบบ CRM จะช่วยให้คุณสามารถติดตามการโต้ตอบสื่อสารกับลูกค้าจำนวนมากขึ้นเรื่อย ๆ ของคุณได้อย่างเป็นระบบ

หากคุณอยากเริ่มใช้งานระบบ CRM อย่างจริงจังแล้วนั้น ลองมาดูขั้นตอนสู่ความสำเร็จในการใช้งาน CRM ที่จะช่วยให้คุณดำเนินงานต่าง ๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพเพิ่มขึ้น

เข้าใจกระบวนการทำงาน

หากคุณพบปัญหาจากการเก็บข้อมูลของระบบอื่น ๆ ให้รีบศึกษาเพื่อทำความเข้าใจว่าระบบ CRM จะมาช่วยสนับสนุนกระบวนการ หรือระบบเดิม ๆ ได้อย่างไร จะเป็นกุญแจสำคัญที่จะทำให้การดำเนินการใช้ประสบความสำเร็จ

การแสดงสถานะของดีล หรือการขาย (Deal Stage)

สถานะของดีลที่มีประสิทธิภาพจะมีการกำหนดไว้อย่างชัดเจน ทำให้สามารถติดตามการทำงานต่าง ๆ ได้ ยกตัวอย่างเช่น นัดเพื่อโทรคุย หรือนัดเพื่อทำการ Demo, ติดตามผลอีเมลที่ได้ส่งไป, ร่างข้อเสนอ, ดีลที่สำเร็จ และดีลที่ไม่สำเร็จ

สร้าง Field เพื่อจัดระเบียบของข้อมูล (Custom Fields)

ระบบ CRM ส่วนใหญ่จะมาพร้อมกับ Field เพื่อเก็บข้อมูลพื้นฐาน อย่างเช่น ชื่อ-นามสกุล, เบอร์โทรศัพท์, อีเมล, ประเทศ และเว็บไซต์ของบริษัท เป็นต้น แต่ Field ข้อมูลพื้นฐานเหล่านี้อาจจะไม่ตอบโจทย์ความต้องการข้อมูลทั้งหมดสำหรับธุรกิจของคุณ เนื่องจากธุรกิจ หรืออุตสาหกรรมที่แตกต่างกัน ก็จะมีความต้องการในด้านข้อมูลแตกต่างกันไป ซึ่งระบบ CRM นี้จะสามารถสร้าง Field เพื่อเก็บข้อมูลได้เองตามที่คุณต้องการใช้แบบเฉพาะเจาะจง ทำให้คุณสามารถเก็บข้อมูลสำคัญที่ทีมต่าง ๆ ภายในองค์กรของคุณจำเป็นต้องใช้ได้ทั้งหมด

การมอบหมายงาน และติดตามความคืบหน้าของงาน (Lead Ownership)

ในการใช้งานระบบ CRM ช่วยให้บริษัทของคุณสามารถบริหารจัดการงานขายได้อย่างมีประสิทธิภาพ คุณสามารถกำหนด Deal Owner เพื่อกำหนดผู้รับผิดชอบ หรือเจ้าของดีลในแต่ละดีล ซึ่งการกำหนด Deal Owner จะช่วยให้คุณสามารถบริหารทีมขาย และติดตามงานขายได้อย่างเป็นระบบ หากไม่มีข้อมูลเหล่านี้ ก็อาจจะทำให้เกิดความขัดแย้งระหว่างทีมขายและทีมอื่น ๆ ได้

การตั้งค่าเขตการขาย (Territory Carving)

หากบริษัทมีการใช้พื้นที่ หรือขอบเขตทางภูมิศาสตร์ เพื่อกำหนดความเป็นเจ้าของดีล (Deal Owner) คุณสามารถกำหนดความเป็นเจ้าของดีล (Deal Owner) ได้หลากหลายวิธี ไม่ว่าจะเป็น กำหนดผ่าน Deal Pipeline โดยคุณสามารถกำหนดได้ว่า ในแต่ละ Pipeline เป็น Pipeline สำหรับดีลที่เกิดขึ้นจากภาคใด หรือเจาะจงตามความรับผิดชอบของ Deal Owner ได้เลย ยกตัวอย่างเช่น คุณสามารถกำหนด Deal Owner แต่ละคนให้ดูแลลูกค้าในแต่ละภาค เป็นต้น

ย้ายข้อมูลเข้าไปในระบบ CRM

การล้างข้อมูล

อย่าเสียเวลาในการ Import ข้อมูลของ Contact เก่า ๆ ที่เคยใช้งาน หรือข้อมูลที่ไม่ได้ใช้งานแล้ว ให้คุณลบข้อมูลที่ไม่ถูกต้องออกก่อนที่จะทำการโอนย้ายข้อมูล เพื่อหลีกเลี่ยงการทำให้ทีมขายของคุณเกิดความสับสน

การพูดคุยถึงความเป็นไปได้สำหรับความผิดพลาด และการพัฒนาแผนรองรับสถานการณ์ฉุกเฉิน

เมื่อใดก็ตามที่ต้องทำการโอนย้ายข้อมูลจำนวนมากจากระบบหนึ่งไปยังอีกระบบหนึ่ง ก็จะมีความเสี่ยงที่จะสูญเสียข้อมูลบางส่วนไป โดยบริษัทต่าง ๆ ควรมีสำรองข้อมูลทั้งแบบออนไลน์และออฟไลน์ของทุกไฟล์ก่อนที่จะอัปโหลดไปยังระบบ CRM ใหม่

ย้ายข้อมูลเป็นส่วน ๆ

คุณไม่จำเป็นต้องโอนถ่ายข้อมูลทั้งหมดภายในครั้งเดียว ระหว่างการย้ายข้อมูลเป็นส่วน ๆ อาจจะทำให้คุณมองเห็นภาพ หรือกำหนดความต้องการอื่น ๆ ได้ง่ายขึ้น
การสร้างกระบวนการขาย

หลังจากที่คุณย้ายข้อมูลไปยังระบบ CRM ใหม่แล้วนั้น คุณสามารถวางแผนการทำงานของทีมขาย (Deal Stages) และจัดการสิทธิ์ในการเข้าถึงข้อมูลให้กับทีมขายได้ เพื่อให้ทีมขายของคุณสามารถโฟกัสกับงานได้อย่างตรงจุด ช่วยลดความผิดพลาด และเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้ดีและรวดเร็วยิ่งขึ้น

สร้างระบบอัตโนมัติในการกำหนดเส้นทางการมาของ Lead

คุณสามารถมอบหมาย Lead ตามความถนัดให้กับทีมขายของคุณได้แบบอัตโนมัติ เพื่อให้ทีมขายของคุณสามารถเริ่มกระบวนการขายได้เลย โดยไม่จำเป็นต้องเสียเวลาในการค้นหา Lead ด้วยตนเอง ยกตัวอย่างเช่น คุณสามารถตั้งค่าให้ระบบส่ง Lead ที่มีความสนใจเกี่ยวกับบริการ CRM ให้กับพนักงานในทีมขายที่ดูแลระบบ CRM ได้แบบอัตโนมัติ

ส่งการแจ้งเตือนไปยังพนักงานขาย

การที่ทีมขายของคุณต้องดูแล Lead เป็นจำนวนมาก อาจจะพบปัญหาเรื่องการมีข้อมูลที่ต้องจัดการมากจนเกินไป ทำให้ทีมขายของคุณไม่สามารถโฟกัสกับ Lead ที่มีคุณภาพสูงได้ โดยระบบ CRM สามารถตั้งค่าระบบให้ทำการแจ้งเตือนไปยังพนักงานขายผ่านทาง E-mail, SMS ฯลฯ ได้ ยกตัวอย่างเช่น เมื่อลูกค้าของคุณมีการขอนัดให้ทำ การ Demo ในสัปดาห์หน้า คุณสามารถตั้งค่าให้ระบบทำการแจ้งไปยังพนักงานขายให้ทราบ และแจ้งเตือนอีกครั้งเมื่อใกล้ถึงวันนัดหมายได้

สร้างมุมมองของ Lead แบบกำหนดเอง (Custom Lead Views)

Lead Views จะช่วยให้ทีมขายบริหารจัดการและจัดลำดับความสำคัญของ Lead ได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยทีมขายสามารถกำหนดโครงสร้างของ Lead Views เองได้ โดยเลือกจาก ชื่อบริษัท, อีเมล, วันที่สร้างดีล, ยอดขาย หรือ ผลิตภัณฑ์ที่ซื้อ ฯลฯ หรือ Lead ทั้งหมดใน เขต/จังหวัด/ประเทศ, Lead ทั้งหมดที่เข้ามาชม (หน้าเว็บเพจที่มีคุณค่าสูง) ในช่วง (สัปดาห์/เดือน/ปี) ที่ผ่านมา เป็นต้น

สร้างรายงานแบบกำหนดเอง (Custom Report)

ข้อมูลที่เก็บรวบรวมในระบบ CRM จะนำเสนอข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานขายได้ ซึ่งมีการทำออกมาเป็นรายงาน (Report) โดยคุณสามารถเลือกดูรายงานในระบบได้ และยังสามารถเลือก (Custom) รูปแบบของรายงานได้ตามที่ต้องการ อย่างเช่น จำนวนดีลที่ปิดได้สำเร็จภายในปีนี้

หมั่นตรวจสอบระบบและข้อมูล

เมื่อมีการขยายธุรกิจ ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับบริษัทจะมักมีการเปลี่ยนแปลงไปด้วย เพื่อให้ระบบ CRM ยังเป็นกระบวนการที่เป็นประโยชน์อยู่ และทำให้ข้อมูลนั้นยังมีความถูกต้อง ควรมีการประเมินประสิทธิภาพของกระบวนการใช้งาน และประสิทธิภาพของ CRM ของคุณในทุก ๆ ปี

จะเห็นได้ว่า ระบบ CRM สามารถช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานในองค์กรของคุณได้ดี และหากคุณต้องการใช้ระบบนี้กับธุรกิจของคุณ ก็ควรมีการเตรียมความพร้อมก่อนเริ่มใช้งานจริงในหลาย ๆ ด้าน เพื่อให้ธุรกิจของคุณได้ผลลัพธ์จากการใช้งานได้อย่างดีที่สุด